Управление дебиторской задолженностью: регламент по работе

Дебиторская задолженность (ДЗ) – доля оборотных активов предприятия, характеризующая величину обязательств перед кредитором.

Своевременное контролирование динамики изменений суммы долга, анализ срока востребованности позволяют осуществлять долгосрочное планирование финансовой деятельности, формировать устойчивое положение компании на рынке.

Существует определенный регламент по работе с дебиторской задолженностью и правила его составления и исполнения.

Назначение документа

Дебиторская задолженность классифицируется на три категории:

• Краткосрочная.
• Долгосрочная.
• Просроченная.

К двум первым группам относят обязательства, востребованность которых возможна в ближайшие сроки мирными путями или через судебное разбирательство. Третью категорию заполняют безнадежные долги, по которым срок требования просрочен, а работа по взысканию не принесет никакого результата для деятельности дебитора, кроме дополнительных затрат.

Основные причины формирования неисполненных обязательств по дебету счетов расчетов:

• Утрата клиентом платежеспособности.
• Нарушение договорных условий.
• Окончание срока исковой давности (ст.196 ГК РФ).
• Смерть, исчезновение контрагента – физического лица.
• Экономическая обстановка в стране.
• Форс-мажорные обстоятельства, ЧС, стихийные бедствия, военное положение.
• Нецелесообразное расходование денежных средств кредитором.
• Банкротство, ликвидация неплательщика и др.

Образовываться дебиторская задолженность может в связи с различными факторами

Регламент работы службы по взысканию дебиторской задолженности – форма, определяющая этапы контролирования, обработки информации по взаиморасчетам с контрагентами. Основной задачей данного плана является обеспечение непрерывной своевременной работы с ДЗ, так как от этого зависит величина оборотных средств компании, оборачиваемость капитала, прибыльность производства.

Базовые цели использования порядка управления ДЗ:

• Сдерживание предельного роста долгов.
• Подбор оптимальных условий предпринимательской деятельности для обеспечения непрерывного потока финансов.
• Формирование системы бонусов, скидок для надежных клиентов, фирм, временно утративших стабильность, платежеспособность.
• Быстрота исполнения долговых обязательств.
• Контроль, сокращение величины задолженности перед бюджетными и внебюджетными фондами.
• Анализ потенциальных затрат при несвоевременном погашении долгов и др.

Должностные лица, осуществляющие исполнение регламента должны постоянно проверять долги на ликвидность, сроки востребования, вести переговоры, переписку с представителями должника и государственными органами для обеспечения возврата денежных средств. Деятельность квалифицированных служб осуществляется по четырем направлениям: проектирование, подготовка, стимулирование, оценка и анализ.

Применение документа на практике

Важно, чтобы исполнители проявляли максимальную осмотрительность, соблюдали последовательность действий, работали по четкому отработанному плану, на законных основаниях и не доводили ситуацию до конфликта. Руководитель фирмы может открыть отдельные вакансии для специалистов по обособленной работе с долгами.

Регламент позволяет контролировать работу с контрагентами

Выделим основные моменты применения регламента по взысканию ДЗ:

• Комплексное контролирование сроков исковой давности.
• Мероприятия по предотвращению динамичного роста долгов, формирования долгосрочных, нереальных к исполнению обязательств.
• Аналитическое планирование.
• Усиление финансовой дисциплины.
• Инвентаризация расчетов.
• Программа по работе с контрагентами и др.

Установленный распорядок применяется в отношении всех контрагентов, взаиморасчеты с которыми приводят к формированию дебиторки. По распоряжению исполнительного органа юридического лица действие регламента может быть ограничено на определенный круг должников.

Такая политика применяется для клиентов, с которыми сложились долгосрочные деловые отношения, высокий уровень доверия, подтверждена исполнительность, платежеспособность.

Утвержденный план особенно необходим для фирм с большой численностью контрактов (например, банки, сфера ЖКХ, предоставление связи на кредитной основе), а также для крупных юрлиц с обособленными подразделениями.

Базовая структура

Регламент по систематизации, обработке сведений о задолженности должен содержать максимальное количество этапов, действий службы, начиная с обстоятельств формирования и заканчивая моментом прекращения существования долга.

В регламенте указывается возможность урегулирования вопросов в суде

Определим оптимальный состав документа:

Регистрация, учет. Данный раздел характеризует общеустановленный порядок образования, детализации задолженности, перечень обязательных подтверждающих документов, классификационные группы дебиторки и условия по их заполнению.

Инвентаризация, оценка. Пункт утверждает условия, частоту проведения инвентаризационных проверок, комиссионный состав для них, список шаблонов для документального оформления операции. Дополнительно в разделе фиксируются основные показатели по анализу ДЗ: оборачиваемость, востребованность, ликвидность, сомнительность и др.

Программа досудебного урегулирования спора. Здесь определяются этапы работы ответственных лиц непосредственно с юридическим, финансовым отделом фирмы с целью мирного воздействия на должника. К данной работе можно отнести телефонные переговоры, проведение встреч, направление уведомлений, претензий, предложений по погашению обязательства.

Подача иска в суд. На данном этапе для исполнителей прописан перечень действий:

• Подготовка подтверждающих долг документов.
• Составление искового заявления.
• Инициирование судебного разбирательства.
• Сопровождение процесса в рамках полномочий.
• Обращение в ФССП.
• Контроль исполнительного производства и др.

Поскольку процедура требует знания законодательства на должном уровне, с учетом всех возможных нюансов, в работу вовлекаются квалифицированные юристы. На крупных предприятиях возможен обособленный регламент по отношению к судебным делам, тогда в инструкции по работе с ДЗ указывается ссылка на действующий документ.

Отдельным пунктом в регламенте выступает мирное урегулирование

1. Ликвидация долга. Уполномоченная служба выявляет признаки безнадежности дебиторки, инициирует процедуру списания в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Прочие меры. Заключительным моментом регламента являются допустимые мероприятия по достижению положительного результата. Среди потенциальных действий могут быть заключение договора цессии, бартера, продажи обязательств иным лицам, выпуск векселей, облигаций и т.п.

Документальное сопровождение

Инструкция по работе с дебиторкой возможна к исполнению только при наличии форм и бланков, подтверждающих обстоятельства возникновения долга. Перечислим наиболее популярные документы, необходимые в процессе управления неисполненными обязательствами перед кредитором:

• Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
• Счет-фактуры.
• Контракты.
• Официальная переписка.
• Счета полученные, выставленные.
• Претензии, уведомления.
• Соглашения о реструктуризации, отсрочке, рассрочке.
• Платежные поручения, квитанции, ордера и др.

Например, у поставщика числится ДЗ физлица по объему потребленной электроэнергии. Компания имеет на руках показания прибора учета, подтверждающего поставку, платежные квитанции, направляемые потребителям, договор реализации. Данного комплекта достаточно для подтверждения обоснованности формирования долга и организации процедуры его взыскания.

Составление инструкции

Положение по управлению дебиторкой не является регламентированной формой, утвержденной законодательством. В 2018 г. в разработке и утверждении документа принимают участие бухгалтера, финансисты, юристы, менеджеры и другие. В крупных учреждениях обязанность по составлению формы возложена на обособленный департамент по управлению финансами.

При истребовании долга необходимо предоставить соответствующие документы

Важно вовлечь в работу максимальное количество сотрудников, чья работа непосредственно связана с взаиморасчетами, тогда необходимость править, вносить корректировки сводится к минимуму. Допускается включение дополнительных пунктов, моментов при изменении законодательства, политики и тактики компании.

На титульном листе нормативно-правого акта указывается наименование, строка утверждения. Бланк вступает в силу после издания руководителем фирмы соответствующего приказа.

Внутренний регламент может состоять из следующих разделов.

Общие положения и терминология

Здесь перечисляется область применения, назначение документа, характеризуются основные цели и задачи. Также данный пункт предполагает расшифровку основных определений, встречающихся в тексте формуляра. Дополнительно приводится подробная классификация обязательств по востребованности, возможности исполнения (текущая, просроченная, реструктуризованная, мораторная и др.).

Общий порядок

Раздел содержит указание тезисов общепринятого плана по работе с дебиторкой, принцип исчисления сроков, формирования обязательств.

Например, для компаний по оказанию жилищно-коммунальных услуг идет четкое разграничение сроков оплаты для населения, юридических лиц, бюджетных организаций: существует авансовая и кредитная система оплаты.

Соответственно будут различаться моменты возникновения у пользователей кредиторских обязательств.

Отражению подлежат условия оценки, анализа, инвентаризации долгов. Утверждается график заседаний комиссии по урегулированию нестандартных вопросов и ситуаций, фиксируются основания для списания, прекращения действия неисполненных обязательств.

Этапы работы с текущими долгами

Определяется порядок направления документов на оплату (счета, квитанции), уведомлений о необходимости осуществления обязательного платежа. Данный пункт направлен на раннее взыскание долгов, сдерживание динамики роста. Отдел по работе с дебиторской задолженностью рассылает неплательщикам извещения о необходимости исполнения в указанный срок договорных обязательств.

Регламент может быть дополнен различными пунктами

Мирное урегулирование

Специалисты осуществляют комплекс мер по досудебному разрешению спора и истребованию суммы неисполненного перед кредитором обязательства. Помимо текущей работы сотрудников компании в виде личного общения с должником, телефонных контактов, деловой переписки, допускается вовлечение в процесс специализированных коллекторских фирм.

Правовая деятельность

Исполнители предпринимают все возможные действия по защите гражданских прав общества в суде посредством подачи искового заявления и инициирования разбирательства. В разделе определяются этапы сбора, подготовки, подачи документов в арбитраж. При положительном исходе дела исполнительные бланки передаются судебным приставам для запуска процедуры принудительного взыскания.

Согласно регламенту полномочия работников кредитора на этом не заканчиваются, они обязаны отслеживать все этапы исполнительного производства после издания постановления, своевременно оспаривать действия ФССП, чтобы взыскать максимально возможную сумму и получить возмещение судебных издержек, договорных неустоек с должника.

Заключительные моменты и приложения

В данном абзаце приводятся дополнительные параметры по работе с клиентами, определяется порядок разработки и дополнения регламента.

На последних листах положения прикрепляются типовые формы документов для управления ДЗ и процедурой взыскания. Например, это могут быть бланки письма по оплате, претензии, уведомления, соглашения и др.

Можно использовать примерный образец положения о работе управляющей компании с дебиторской задолженностью.

Четкость, слаженность действий исполнителя позволят компании достичь высокого уровня оборачиваемости средств, получить максимальную сумму прибыли и занять достойное место в рыночном сегменте.

Источник: https://MoyDolg.com/debt/yurlica-3/reglament-po-rabote-s-debitorkoj.html

Регламент по работе с дебиторской задолженностью

Любая предпринимательская деятельность связана с заключением контрактов, поставкой товаров, оказанием услуг и внесением оплаты за них. Время от времени каждому бизнесмену приходится сталкиваться с нарушением бизнес-партнёрами регламента платежей.

Независимо от того, произошёл ли сбой в оплате по вине контрагента или по причине неких форс-мажорных обстоятельств, у компании поставщика образуется просроченная дебиторская задолженность.

Несмотря на то, что действующее законодательство не устанавливает никаких рамок относительно размера дебиторской задолженности, каждая компания предпринимает действия по работе с ней.

Висящие мёртвым грузом безнадёжные долги подлежат списанию, а те, что реально вернуть – взысканию. Ведь зависание средств в дебиторских долгах приводит к проблемам с оборотными средствами, и, в итоге – к возникновению финансовых проблем предприятия. Чтобы избежать подобных неприятностей, компания должна иметь эффективный регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Когда необходим регламент по работе с дебиторской задолженностью

Под бухгалтерским термином «дебиторская задолженность» подразумеваются все долги, возникшие вследствие неплатежей клиентов за поставленный товар или услуги. Должниками, или говоря языком бухгалтеров, — дебиторами, — могут являться как частные граждане, так и различные субъекты бизнес-структур: организации и частные предприятия. При этом дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте относится к активу предприятия. Актив – это совокупность всей собственности данной организации.

То есть, вся задолженность, образовавшаяся перед организацией со стороны клиентов и партнёров по бизнесу, формально относится к её имуществу.

При этом подразумевается, что через некоторое время «дебиторка» из чисто виртуального имущества преобразуется в совершенно конкретные денежные средства. Однако, так бывает далеко не всегда.

В соответствии со статьёй №266 налогового законодательства, вся дебиторская задолженность подразделяется на две категории:

• Текущая. Является нормальной формой деловых взаимоотношений, когда оплата задерживается в допустимых взаимным соглашением рамках. Например, согласно контракту, клиент должен произвести расчет за поставленную продукцию в срок одного месяца. В течение этого времени дебиторская задолженность будет считаться текущей.
• Сомнительная. К такой категории относятся просроченные долги – контрагент задерживает оплату сверх оговорённого в контракте срока. Подобная задолженность может возвращаться в добровольном порядке, если у должника возникли лишь временные затруднения с оборотными средствами. Либо через судебный арбитраж, если контрагент уклоняется от произведения выплат по договору.
• Безнадёжная. К этому разряду относят задолженность, востребовать которую невозможно даже при посредстве судебного иска. Это происходит, когда упущено время, отведённое законодательством для взыскания просрочки (3 года). Также безнадёжными автоматически признаются долги, оставшиеся за организацией после её ликвидации или окончания процесса банкротства.

Текущая задолженность не представляет для фирмы какой-либо проблемы. А вот для уменьшения размера невыплаченных долгов, относящихся к категориям сомнительных и безнадёжных, понадобиться произвести ряд действий.

Прежде всего, руководством предприятия создаётся регламент по работе с дебиторской задолженностью. Он представляет собой документ, определяющий стратегию работы с просроченными дебиторскими долгами.

Регламент необходим в следующих ситуациях:

• Если у компании имеется большое количество различных должников-дебиторов. Данный вопрос актуален для предприятий банковского сектора, управляющих коммунальных организаций, а также для компаний, которые оказывают свои услуги на основе пост оплаты.
• У крупной компании или корпорации имеется большое количество филиалов, отделений и подразделений. При этом каждое такое отделение имеет своих дебиторов. В подобной ситуации у фирмы должен иметься единый для всех филиалов регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Таким образом, главным предназначением регламента является упорядочивание работы с дебиторами, и составление единых норм по учёту и управлению имеющейся задолженностью.

Структура регламента по работе с дебиторской задолженностью

Законодательные нормативы не предусматривают специальную форму документального оформления процедуры по взысканию дебиторской задолженности. Но, согласно устоявшимся неофициальным стандартам, в регламенте следует предусмотреть и отобразить действия специалистов, ответственных за работу с контрагентами, на различных этапах процесса истребования «дебиторки». В этом смысле регламент является локальным актом организации, целью которого является борьба с ростом дебиторской задолженности. С примерным образцом регламента по работе с дебиторской задолженностью можно ознакомиться на нашем сайте.

Условно регламент можно разделить на несколько частей:

1. Общие положения. Здесь содержится перечень лиц, ответственных за работу с неплательщиками, прописываются задачи, которыми руководствовались составители данного документа.
2. Содержит перечень конкретных действий, направленных на работу с текущей задолженностью.
3. Прописывает порядок действий уменьшение размера дебиторской задолженности – востребования или списания её. Сюда относятся: регламентация процедуры досудебного решения вопроса; подготовка необходимой документации для подачи иска в арбитраж; порядок списания безнадёжных долгов.

К составленному регламенту по работе с дебиторской задолженностью прилагаются дополнительные документы.

Это различные счета-фактуры, официальные письменные претензии, уведомления, которые потребуются для составления подтверждающей базы при обращении в судебный арбитраж. При этом приведённый выше план не является чем-либо стандартным.

У каждой организации внутренняя структура регламента может быть индивидуальной, и зависеть от конкретных особенностей работы с клиентами, а также от финансового состояния компании.

Основные моменты регламента по работе с дебиторской задолженностью

Рассмотрим более пристально все аспекты составления регламента. Документ должен прописывать все возможные аспекты работы с «дебиторкой», начиная с самого начала её возникновения, и заканчивая её полной ликвидацией – выплатой или списанием. В регламенте по работе с дебиторской задолженностью следует создать подразделы, которые:

• Классифицируют и устанавливают порядок учёта долгов. Здесь рассматриваются: общий порядок учёта и документального отражения «дебиторки» с момента её образования; распределение всей задолженности на три группы – текущей, сомнительной и безнадёжной.
• Устанавливают порядок проведения процедуры инвентаризации имеющихся проблемных долгов. Здесь прописывается порядок создания инвентаризационной комиссии, определяется методика анализа дебиторской задолженности с целью установления её проблемности. Сюда же могут включаться другие положения, с помощью которых можно создать наиболее полное представление о состоянии задолженности перед организацией.
• Определяют порядок действий и перечень мероприятий по досудебному решению вопроса, связанного с погашением просрочек по выплатам. Здесь же указываются служащие, ответственные за проведение данной работы.
• Устанавливают действия уполномоченных сотрудников в случае судебных тяжб по востребованию дебиторских долгов. Данный подраздел может заменяться отдельным регламентом, прописывающим порядок действий при подаче иска в арбитражный суд. Положения, регулирующие порядок действий работников фирмы, должны опираться на соответствующие статьи действующего процессуального законодательства и подзаконные нормативные акты.
• Определяют принципы причисления «дебиторки» к безнадёжным долгам, и порядок списания её со счетов предприятия. Данный процесс происходит в полном соответствии с регламентом налогового законодательства. Факт списания должен быть отражён в бухгалтерском и налоговом учёте компании.

Помимо перечисленных аспектов, регламент по работе с дебиторской задолженностью может включать и прочие положения и разделы, которые посчитает необходимым включить в него служба менеджмента фирмы.

Регламент в борьбе с ростом дебиторской задолженности

Если структура регламента для каждого предприятия является индивидуальной, то методика работы по уменьшению размеров и предотвращению роста клиентской задолженности примерно одинаковы для всех компаний. Связано это с едиными для всех методами востребования неоплаченных вовремя поставок, установленными в законодательном порядке. Существует два основных направления действий по регулирования размера «дебиторки»:

• Профилактические меры.
• Меры по возврату оборотных средств.

К мерам профилактики относят работу по проверке благонадёжности контрагента. Например, следует ознакомиться с историей его коммерческой деятельности, взаимоотношений с прочими бизнес-партнёрами.

Сделать это можно на официальном сайте высшего судебного арбитража – здесь отображается история судебных тяжб и исковых претензий к каждому физическому лицу.

Также далеко не лишним будет проверить подлинность предоставленной документации – доверенностей, уставных документов, лицензий и так далее. Если же задолженность уже перешла в разряд просроченной, то остаётся два выхода – решить проблему при помощи переговоров с неплательщиком, либо при посредстве арбитражного судопроизводства.

Источник: https://myjus.ru/debts/reglament-po-rabote-s-debitorskoj-zadolzhennostyu/

Контроль дебиторской задолженности: создание кредитного комитета

В производственно-технологической организации с многообразием продукции, услуг и постоянно расширяющейся базой клиентов непросто отслеживать, насколько четко заказчики исполняют свои обязательства. Опытом построения системы контроля дебиторской задолженности в подобных организациях делится в своей статье Елизавета Иванова, финансовый директор ООО «Дизельные технологии».

Построение системы контроля дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – важный компонент оборотного капитала любой организации. «Дизельные технологии» не исключение. Мы предоставляем услуги по эксплуатации и ремонту дизельной топливной аппаратуры. Автобизнес развивается, а с ним увеличивается и количество профильных компаний.

Постоянно нужно быть в тонусе. Использование такого стимулятора продаж, как предоставление торгового кредита и отсрочки платежа, является отнюдь не лишним инструментом в борьбе за потенциальных клиентов.

Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет политику предоставления кредитов и скидок клиентам.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся: контроль и учет договоров с покупателями, контроль оформления реализации товара, установление характера дебиторской задолженности. Кроме того, в число задач финансового специалиста нашей компании при управлении дебиторской задолженностью входят:

• 1) определение степени риска неплатежеспособности покупателей,
• 2) расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам,
• 3) предоставление рекомендаций по работе с фактическими или потенциально неплатежеспособными покупателями.
• Важно отметить, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товара – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара.

В нашей компании построение системы контроля дебиторской задолженности началось с создания кредитного комитета. Опыт формирования такого подразделения в организации я получила, работая в сфере продаж пиломатериалов. Это довольно узкий рынок, и конкуренция на нем очень высока.

Кредитный отдел позволил контролировать взаимоотношения с клиентами, создавая при этом комфортные условия сотрудничества. Когда проблемные клиенты появились в «Дизельных технологиях», идея разработать аналогичную систему, только с учетом особенностей этого конкретного бизнеса, вначале показалась нереализуемой. Слишком разные структуры организаций и разный профиль деятельности.

Однако в итоге концепция все же была разработана, и сейчас проект находится в стадии активной реализации.

В функции кредитного отдела компании «Дизельные технологии» входят организация и внедрение системы контроля дебиторской задолженности, а также дальнейшее её поддержание на должном уровне. Начали с определения уровней ответственности при принятии решений, требующих согласования с членами кредитного комитета.

Юристы разработали унифицированную форму договора поставки товара с отсрочкой платежа, обязательную для всех подразделений компании.

Данная форма договора была введена в действие отдельным приказом генерального директора организации. Договора поставки с отсрочкой платежа, заключенные в иной форме, прекратили свое действие и подлежали перезаключению. Об этом клиенты были предупреждены отдельным информационным письмом, направляемым в адрес контрагента вместе с новой формой договора.

Кроме того, на последнем листе нашего экземпляра договора предусмотрено обязательное визирование несколькими представителями компании: коммерческим и финансовым директорами, генеральным директором. Ответственность за подписание унифицированной формы договора и комплектность сопроводительной документации была возложена на ответственного менеджера по продажам.

Далее мы внесли соответствующие изменения в алгоритм регистрации сделки в информационной системе компании. В отличие от договоров с предоплатной системой, которые регистрировали сами менеджеры по продажам, регистрация договоров с отсрочкой платежа относилась к компетенции финансового менеджера.

При установке указанных ограничений – превышение кредитного лимита или наличии просрочки по оплате – товар автоматически не мог быть отгружен.

Следующим этапом создания четкой системы контроля дебиторской задолженности стало внесение в число ключевых показателей деятельности менеджеров по продажам пункта «Доля просроченной дебиторской задолженности, %». Этот показатель контролируется ежемесячно и участвует в расчете при начислении месячного бонуса.

Далее мы определили периодичность и состав отчетности по контролю дебиторской задолженности. В нашем случае это ежемесячный Реестр старения дебиторской задолженности, который имел следующий вид:

Дебиторская задолженность ООО «ХХХХХХ» по состоянию на ___________ 2012 г.

Наименование контрагента

В пределах договора, руб.

До 30 дней, руб.

От 30 до 60 дней, руб.

От 60 до 180 дней, руб.

Более 180 дней, руб.

Ответственный менеджер

Источник: https://www.cfo-russia.ru/stati/?article=6102

Регламент по взысканию дебиторской задолженности

У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

Для этого в компаниях рекомендуется иметь такой документ, как регламент работы с дебиторской задолженностью. Он поможет вовремя отреагировать на невыполненные обязательства со стороны деловых партнёров.

В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.

Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.

Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.

Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.

Как составляется документ

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление работы по взысканию дебиторской задолженности, в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности

• Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.
• Далее следует изложение процедуры досудебного урегулирования спора с описанием всего документооборота внутри предприятия, связанного с этим.
• В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.

Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке.

Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.

Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.

Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.

Рекомендуется также упомянуть и о мерах ответственности, которые могут последовать за нарушение регламента. Однако здесь следует быть осторожным, чтобы не преступить закон.

Консультация и подготовка положения юристом

В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.

Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.

Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.

Образец положения о взыскании задолженности

Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.

Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.

Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.

Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.

Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.

Источник: https://yur-usl.ru/vzyskanie-dolgov/reglament-vzyskaniyu-debitorskoj-zadolzhennosti.html

Управление дебиторской задолженностью как элемент эффективной финансовой политики организации

В условиях недавнего финансового кризиса менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. Организациям приходилось заботиться о своей финансово-экономической безопасности, платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.

В такой ситуации сбор дебиторской задолженности, которая представляет собой «виртуальные» деньги, реально находящиеся в распоряжении других лиц, становится приоритетной задачей, т.к.

изъятие средств из оборота может спровоцировать кассовые разрывы и повлечь необходимость привлечения финансовых ресурсов из внешних источников, зачастую весьма недешевых.

Руководителям и финансовым службам предприятия необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Систему управления дебиторской задолженностью условно можно разделить на два крупных блока: кредитную политику и комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.

Построение эффективной системы управления дебиторской задолженностью начинается с глубокого и всестороннего анализа и оценки кредитной политики организации, а также оценки текущего состояния работы по управлению дебиторской задолженностью на предприятии.

Оценка кредитной политики организации включает в себя следующие этапы.

Определение типа кредитной политики.

Оценка основных элементов кредитной политики, в т.ч.:

1. Оценка кредитных условий
2. Оценка стандартов кредитоспособности
3. Оценка политики инкассации задолженности
4. Оценка системы стимулов и поощрений за оплату в более ранний срок.

В ходе анализа определяется тип кредитной политики, оценивается, насколько кредитная политика проработана и задокументирована, носит ли ее применение системный характер, и как это обеспечивается. Наличие на предприятии хотя бы отдельных элементов кредитной политики положительно сказывается на величине и управляемости дебиторской задолженности.

При оценке текущего состояния работы по управлению дебиторской задолженностью на предприятии могут быть выявлены две группы проблем: частные и общие.

К частным проблемам относятся все ситуации, когда сроки оплаты задолженности уже миновали, либо подтверждение задолженности со стороны дебитора отсутствует по различным причинам, поэтому она была включена в состав сомнительной и требует пристального внимания со стороны администрации. Такие ситуации необходимо рассматривать и контролировать по каждому контрагенту отдельно, в том числе в разрезе отдельных договоров.

Основными способами решения частных проблем являются:

1. создание резерва по сомнительным долгам;
2. активная работа финансовых и юридических служб предприятия по инкассации задолженности в досудебном или судебном порядке;
3. использования в организации современных форм рефинансирования дебиторской задолженности (факторинг, форфейтинг, учет векселей, переуступка прав требования);
4. привлечение коллекторов.

К общим проблемам относятся все недостатки, связанные с организацией процесса управления дебиторской задолженностью на предприятии. В качестве примеров наиболее распространенных общих проблем можно назвать:

1. на анализируемом предприятии не уделяется достаточного внимания управлению дебиторской задолженностью со стороны администрации, контроль и анализ дебиторской задолженности практически не осуществляется;
2. отсутствует система планирования и нормирования дебиторской задолженности;
3. отсутствует обоснованная кредитная политика, в частности не разработаны стандарты оценки финансовой надежности клиента, процедуры инкассации, распределение ответственности и мотивации сотрудников в части управления дебиторской задолженностью, а также система поощрения клиентов за более раннюю оплату;
4. процедура управления задолженностью не регламентирована, ответственность за эту работу за конкретными должностными лицами не закреплена и др.

Комплекс мер, направленных на решение общих проблем, может включать:

• разработку системы контроля и отслеживания дебиторской задолженности;
• организацию системы планирования и нормирования дебиторской задолженности;
• формирование недостающих элементов кредитной политики предприятия;
• регламентация и документирование процедуры управления дебиторской задолженностью.

Рассмотрим предложенные меры подробнее.

Система контроля, отслеживания и анализа дебиторской задолженности включает в себя: создание на предприятии комиссии по дебиторской задолженности, в состав которой входят представители администрации, финансово-экономических служб и прочие лица, ответственные за управление дебиторской задолженностью.

Необходимо разработать регламент работы такой комиссии.

Данный регламент должен утверждать: состав комиссии, график ее работы, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению комиссией, форматы управленческой отчетности, используемые в работе комиссии;

• систему автоматического учета дебиторской задолженности, одной из основных функций которой будет информирование главного бухгалтера и других ответственных лиц о возникновении просроченной задолженности, а также подготовка и рассылка писем дебиторам в автоматическом режиме с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применяться к должнику при неисполнении своих обязательств в срок;
• организацию регулярного (ежеквартально или ежемесячного) анализа дебиторской задолженности с применением показателей и методики, разработанных с учетом специфики предприятия.

Важным моментом при организации анализа является разработка таких форматов управленческой отчетности, которые будут служить достоверной и полной информационной базой для проведения анализа дебиторской задолженности и ее оценки, позволят отследить суммы и сроки старения дебиторской задолженности в разрезе контрагентов, договоров и при необходимости – отдельных счетов.

Особое внимание при анализе следует уделять динамике таких показателей, как: общая величина дебиторской задолженности, период оборачиваемости задолженности, средний срок инкассации, доля просроченной и сомнительной задолженности, соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей, прогнозная величина безнадежной задолженности и рекомендуемый размер резерва по сомнительным долгам.

Результаты анализа должны докладываться на заседаниях комиссии по дебиторам и служить основанием для принятия управленческих решений в отношении дебиторской задолженности.

Система планирования и нормирования дебиторской задолженности включает в себя: формирование информационной базы для ранжирования клиентов по уровню кредитоспособности (на основании результатов анализа).

Для ее разработки можно использовать информацию по исполнению платежей, данные об участии контрагентов в судебных разбирательствах, арбитраже, а также иные сведения характеризующие дебиторов: общую информацию – структура фирмы, ее история, личные данные руководителей, список обслуживающих банков, отзывы о компании. На основании этой информации будет возможно определять лимиты дебиторской задолженности для каждого контрагента, а также предельно допустимый период отсрочки платежей;

Установление целевого периода инкассации, расчет на основании данного показателя целевой величины дебиторской задолженности в общем и по группам дебиторов (определение лимита задолженности). Лимиты задолженности по группам дебиторов устанавливаются исходя из целевого размера общей задолженности и желаемой структуры задолженности;

В качестве дополнительных инструментов по планированию и прогнозированию дебиторской задолженности рекомендуется разработка и внедрение бюджета движения денежных средств (БДДС), который будет содержать в себе информацию об ожидаемых расходах и поступлениях финансовых ресурсов, в том числе по отдельным контрагентам (наиболее значимым). В качестве базовой формы для такого бюджета можно предложить формат бухгалтерской отчетности «Отчет о движении денежных средств». В дополнение к БДДС рекомендуется разработка платежного календаря, содержащего посуточную разбивку запланированных в БДДС денежных потоков. Ведение такого календаря позволяет ежедневно осуществлять контроль и оперативно принимать решения по проведению всех исходящих платежей предприятия, производить как лимитируемые плановые платежи, так и срочные внеплановые, но реально необходимые платежи, поддерживая платежеспособность предприятия на высоком уровне.

На базе разработанных систем контроля, анализа, планирования и лимитов дебиторской задолженности появится возможность формирования недостающих элементов кредитной политики, в частности:

• разработка системы кредитных условий, в частности сроки и порядок расчетов, установление предельно допустимых сумм дебиторской задолженности в целом и по отдельным контрагентам, установление размера возможной доплаты за отсрочку платежа, разработка системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств. Все эти условия, как правило, закрепляются при заключении договора с контрагентом;
• разработка системы оценки и группировки контрагентов по признаку кредитоспособности (финансовой надежности) и применение дифференцированных кредитных условий для разных групп, что поможет избежать возникновения и накопления больших сумм непогашенной задолженности;
• внедрение упорядоченной процедуры инкассации просроченной задолженности и закрепление ответственности по этой работе за конкретными должностными лицами, что позволит вести системную и регулярную работу по своевременному выявлению и возврату долгов, снизит риски потерь в результате того, что о долге по каким-то причинам «забывают»;
• разработка экономически обоснованной системы стимулов и поощрений за досрочную оплату или при авансовой оплате. В качестве способов стимулирования чаще всего применяется система скидок. Условия таких поощрений, как правило, прописываются в договоре с потребителем.

Для более эффективного управления дебиторской задолженностью все разработанные управленческие системы и процедуры должны быть формализованы и задокументированы. Это позволит закрепить ответственность за должностными лицами, повысит прозрачность и контролируемость данной работы.

В качестве нормативной базы по управлению дебиторской задолженностью на предприятии чаще всего выступает «Положение о кредитной политике», которое регламентирует все основные вопросы, связанные с управлением дебиторской задолженностью.

Положением определяется регламент работы и состав комиссии по управлению дебиторской задолженностью, порядок и форматы анализа дебиторской задолженности, порядок и методику оценки контрагентов, порядок и методику расчета лимитов дебиторской задолженности.

Помимо «Положения о кредитной политике» отдельные элементы системы управления дебиторской задолженностью могут быть закреплены в других нормативных документах предприятия. В частности, «Положение по учетной политике» определяет порядок инвентаризации задолженности, периодичность и порядок формирования резерва по сомнительным долгам.

«Положение о договорной работе» определяет те элементы кредитной политики, которые закрепляются в договорах с контрагентами – порядок и сроки оплаты, условия предоставления отсрочки платежа, размер доплат за отсрочку и скидки за раннюю оплату, возможные штрафные санкции.

Этим же Положением определяются условия типовых договоров, применяемые к различным группам контрагентов в зависимости от их финансовой надежности.

Внедрение комплексной системы управления дебиторской задолженностью позволяет получить как качественный, так и количественный эффект.

Качественный эффект проявляется в повышении «прозрачности» и управляемости бизнес-процессов, улучшении качества дебиторской задолженности, снижении рисков, связанных с несвоевременном погашением долгов.

Количественный эффект проявляется в высвобождении денежных средств, «связанных» в дебиторской задолженности, в экономии на платежах за привлечение финансовых ресурсов, необходимых для компенсации изъятий из оборота и в уменьшении убытков, вызванных возникновением и списанием безнадежных долгов.

Источник: https://moluch.ru/archive/40/4855/