Правила и образец заполнения спецификации к договору поставки

Рыночные отношения сейчас развиваются очень стремительно. Требуется всё больше знаний, связанных с юридическим оформлением сделок. С теми или иными особенностями из этой сферы приходится сталкиваться даже обычным гражданам.

Спецификация – документ, который присутствует практически в каждом виде правоотношений.

Основные понятия

В правовом и экономическом смысле спецификация – обязательное письменное приложение, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Она прилагается к любому договору поставок, другим аналогичным документам.

Пример спецификации.

На практике часто случается так, что в спецификации перечисляются только основные положения, без конкретики. Сложные технологические термины в таком документе описывать не очень удобно.

Особенно учитывая долгосрочный характер многих заключаемых соглашений. И неоднократность самих поставок. В этом случае достаточно изменить саму спецификацию, основной договор никак не меняется.

Какие данные указываются в спецификации к договору поставки?

Но существует ряд сведений, которые в спецификации должны присутствовать. Заполнение практически всегда предполагает использование табличных форм.

Обязательно указание:

1. Данных о таре, стоимости дополнительных услуг при необходимости.
2. Суммы договора поставки.
3. Единицы измерения для товара.
4. Количества товаров.
5. Наименований поставляемых ценностей.
6. Порядкового номера товара.

Спецификация и её форма

Количественные и качественные показатели, указанные в спецификации, могут меняться на протяжении всего срока, пока действует договор. Конкретные графы просто переписываются, либо добавляются каждой из сторон.

Отметка о наличии спецификации обязательно проставляется в самом договоре.

Её ставят в разделе, касающемся порядка поставок. После чего обе стороны отношений ставят свои подписи. Иначе документ не получает юридическую силу.

Правила заполнения документа

Стандартное количество столбцов в спецификациях – 8.

Иногда создают список, для более удобного восприятия информации. Отдельные графы посвящаются суммам НДС, соответствию товаров ГОСТам, другим установленным стандартам.

Если отсутствует подпись хотя бы одной из сторон – спецификацию могут не исполнить. Тогда перестают считать, что договор составлен и согласован.

К заполнению документа предъявляется несколько основных требований.

1. Обязательно наличие подписей с печатями, даты заключения договора.
2. Важно правильно заполнить реквизиты для каждой стороны. Поставщик и покупатель полностью указывают свои данные. Их упоминают два раза. В начале документа пишут о наименовании. Реквизиты стоят в конце, уже после таблицы. Главное, чтобы сведения совпадали с тем, что написано в основном договоре.
3. Дата подписания документа пишется в шапке. После чего указывают номер, дают ссылку на договор, приложением к которому стала спецификация. На крупных предприятиях часто заключают несколько договоров по поставке. При этом контрагент – одно и то же лицо. Номер и дату из основного соглашения стоит прописывать как можно внимательнее.

Технические спецификации на товар

1. Обязательно составление перечня характеристик и технических нюансов, которые присущи конкретным объектам, предметам.
2. На многих предприятиях основной пакет документов оформляется именно на основании технической спецификации. Особенно это касается изготовления сложной продукции.
3. Документ полезен для сборочных чертежей. Ведь в нём представлено полное описание отдельных узлов и деталей, составных компонентов.
4. Присутствует в такой спецификации информация о ценах на изделие, возможных объемах поставок.

Создали ООО? Тогда вам необходимо оплатить госпошлину за регистрацию ООО, о ее сумме и сроках оплаты узнаете по ссылке.

Спецификация к договору в электронном виде.

Какой бывает спецификация?

1. Отгрузочная товарно-сопроводительная, на отдельную партию.
2. Документ в качестве части расчётных бумаг, приложения к счёту.
3. Неотъемлемая часть соглашения, прилагаемая к основному договору поставки.

Как внести изменения в документ?

Часто возникают ситуации, когда спецификацию нужно изменить. Это происходит по разным причинам. Главное – помнить о том, что документ является частью договора, обладает юридической силой.

После согласования всех нюансов составляется новая спецификация. Изменения можно внести в документ, который уже существует.

Готовая спецификация и комментарии.

Что такое больничный лист и как его составить – всю информацию вы найдете здесь.

Следующие данные обязательно указать после соглашения:

1. Стороны установили новую договорённость по внесению изменений в спецификацию за таким-то номером.
2. Дата старой спецификации.
3. Номер договора поставки, в спецификацию к которому вносятся изменения.
4. Изложение сути новой спецификации по определённому пункту. Либо внесение правок в существующие данные.
5. Указание редакции нового документа.

Главное – согласовать и утвердить изменения до того, как начнётся погрузка по новым, либо существующим условиям.

К заполнению документа необходимо подойти тщательно. Если хоть какая-то информация не соответствует действительности – это чревато серьёзными финансовыми последствиями.

Дополнительные правила оформления спецификации

Заполняется документ на отдельном листе в обычном формате А4. Для заверения обе стороны подписывают бумагу, ставят печати.

Ссылка на сам договор поставки представляется только в полном виде. Полным реквизитам договаривающихся сторон посвящена заключительная часть документа.

Жирным шрифтом выделяются самые значимые нюансы, к которым относят сроки с местом доставки, условиями транспортировки, общей её стоимостью, ценами.

Вывод

Есть разные виды спецификаций. Они обязательно составляются для:

• Инженерных систем с соответствующим оборудованием.
• Персонала.
• Производственных помещений с зонами.
• Продуктов в готовом виде.
• Продуктов с полупродуктами, которые не были расфасованы.
• Материалов упаковочного и вспомогательного типа.
• Исходного сырья.

Отдел контроля качества, технологический отдел – вот какие подразделения обычно отвечают за составление спецификаций.

Оформление документа происходит только в соответствии со стандартами, действующими внутри предприятия. Утверждение и подписание осуществляется так же лицами, наделёнными определёнными полномочиями.

Учёт спецификаций ведут подразделения-разработчики.

В договоре спецификации можно отразить и график поставки за определённый период. Отдельные оговорки устанавливаются по отношению к упаковке, таре. Иногда указывают на допустимость, либо недопустимость пересортицы.

Пишут о мерах ответственности в случае обнаружения подобных проблем. Писать надо обо всех требованиях, так или иначе описывающих предмет договора, связанных с ним напрямую.

Обязательно отметить дату, когда было заключено соглашение. Любые нарушения подлежат штрафу, даже если они касаются именно спецификации, а не основного договора.

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/zapolnyaem-specifikaciyu-po-dogovoru-p.html

Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки.

Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию.

В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме.

Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения.

Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

1. Порядковый номер.
2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
4. Единица измерения товара.
5. Его количество.
6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
7. Отдельно – сумма НДС.
8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Именно на основании этой спецификации и осуществляется прием товара по договору поставки. Необходимо как можно детальнее описать продукцию, которая будет поставляться, чтобы не возникало недоразумений при отгрузке и приеме.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Правила заполнения

В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию. Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.

Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Основные требованию к заполнению:

• В шапке документа указывается дата его подписания, номер и приложением к какому договору он является. На крупных предприятиях может быть заключено несколько договоров поставки с одним и тем же контрагентом, поэтому внимательно перепишите из основного соглашения его номер и дату.
• Правильное заполнение реквизитов сторон – наименование покупателя и поставщика полностью. Упоминаются они дважды. Наименования пишут в начале документа, а реквизиты в конце, после таблицы. Они должны совпадать с договором.
• Как уже отмечалось ранее, на спецификации должны стоять подписи сторон и их печати, а также дата заключения этого соглашения.

Если поставка товара либо продукции была осуществлена с нарушением пунктов спецификации, то это влечет за собой штрафные санкции за неисполнение договора в целом.

Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды.

А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html

Как составить спецификацию к госконтракту

Спецификация к договору поставки — это неотъемлемая часть госконтракта. Рассказываем, как ее подготовить и в какие сроки необходимо это сделать.

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции, а также ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

В законе о контрактной системе не говорится что такое спецификация к договору на оказание услуг или поставки товара. Тем не менее, ч. 4 ст. 93 обязывает заказчиков включать в контракт расчет и обоснование его цены при осуществлении закупок у единственного поставщика.

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его можно предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы, а также тендерную документацию и извещение о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта.

Если это был электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик должен направить контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст.70 № 44-ФЗ). Далее у поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Последний также в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Ведь госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то готовится образец спецификации на услуги. Он может выглядеть, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае образец спецификации к договору поставки товара 2019 года должен заполнить заказчик, а во втором — поставщик. Однако закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, можно выделить пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг будет иметь аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно можно прописать график исполнения.

Подобные документы обязательно должны быть подписаны всеми сторонами сделки и составлены в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/kak-sostavit-spetsifikatsiyu-k-dogovoru

Образцы спецификаций к договору поставки

Неотъемлемой частью договорных обязательств между сторонами на поставку товарно-материальных ценностей является документ под названием «спецификация». Она прилагается к договору поставки.

Несколько слов о том, как правильно оформлять и учитывать спецификации к договорам поставки.

Назначение и порядок формирования спецификации

В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию.

Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера.

Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.

№44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.

Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».

Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:

1. Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
2. Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.

Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.

Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:

• реквизиты договора поставки (дата, номер);
• порядковый номер;
• перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
• единицы измерения;
• цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).

Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.

Варианты спецификаций

Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:

1. купли-продажи;
2. поставки;
3. передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
4. дарения;
5. финансовой аренды и лизинга;
6. ренты.

Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.

Спецификация оборудования и полуфабрикатов

В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.

Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.

Спецификация продуктов питания

При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.

Спецификация товаров

Техническая спецификация оборудования

При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».

Содержание документа:

1. Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
2. Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
3. Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.

Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.

Особенности действия документа

Так как спецификация рассматривается в качестве неотъемлемой части договорных обязательств, в отношении её действуют те же правовые нормы и общие требования.

На практике это означает, что на любом этапе реализации договора поставки спецификацию можно изменить.

Редактированию, вплоть до аннулирования спецификации, могут быть подвергнуты любые данные, за исключением тех, которые нельзя изменить без утверждения дополнительного соглашения к действующему договору.

Порядок оформления документа предусматривает использование как фирменного бланка предприятия, так и обычной белой писчей бумаги формата А4. Способ оформления – рукописный или машинный (компьютерный) набор.

Подписи руководителя предприятия и непосредственного исполнителя должны быть сделаны шариковой или перьевой ручкой.

Использование факсимильных копий «автографов» лиц, принимающих участие в составлении и утверждении спецификации, не допускается.

Печать применяется, если это установлено локальным актом предприятия. Данные спецификации (дата, номер, реквизиты договора) должны быть вынесены в журнал учёта договоров.

Передача спецификаций в адрес контрагента возможна различными способами:

• заказным письмом через Почту России;
• курьерской доставкой;
• средствами электронной доставки (при использовании сторонами договора электронной цифровой подписи).

Срок хранения документа после выполнения или расторжения договора определяется действующим законодательством Российской Федерации, а также локальными документами, утверждёнными на предприятии.

Источник: https://alaws.ru/specifikaciya-k-dogovoru-postavki/

Образец спецификации на поставку товара 2019 года + Бланк

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Источник: https://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/

Спецификация к договору поставки товара

Поставка товаров сопровождается не только заключением соответствующего договора между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров.

Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы.

В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству.

Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Существенные условия договора купли-продажи

Что характерно для спецификации:

• Наличие ссылки на договор, к которому она прилагается.
• Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).
• Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.
• Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.
• Указание итоговой суммы с НДС и без него.
• Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Можно ли выставить счет без договора

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:

• наименование продукции;
• количество товаров;
• единица измерения;
• тип упаковки;
• масса (можно указать нетто и брутто);
• цена за единицу;
• стоимость.

В самом документе следует прописать:

• наименование документа;
• номер и дату составления;
• ссылку на договор (без нее документ невозможно использовать в бухгалтерском учете как доказательство факта заключения сделки);
• наименование и реквизиты контрагентов;
• Ф.И.О. руководящих лиц и их подписи.

Документ надо заверить печатями (при наличии). Один экземпляр спецификации направляют в бухгалтерию поставщика, а второй экземпляр остается у организации-покупателя.

Правила по оформлению документа

• Спецификация составляется на отдельном листе.
• Участники сделки должны утвердить документ до момента получения товаров.
• Наличие подписей обеих сторон в спецификации является важным условием, в ином случае она будет считаться недействительной.
• Номенклатурное наименование товара и его технические параметры следует указывать точно и как можно подробнее.
• Если название организаций или товаров содержит буквы латинского алфавита – их переносят в спецификацию в оригинальном виде. Переводить названия на русский язык нельзя.

Источник: https://spmag.ru/articles/specifikaciya-k-dogovoru-postavki-tovara

Спецификация к договору поставки — особенности составления,“подводные камни”

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:

• ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
• указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
• описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
• единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
• итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
• наименования, юрид. названия, адреса сторон;
• налог. и банк. реквизиты;
• подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству.

Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много.

Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены.   С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара.

Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

Срок передачи товара.  Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий.

В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности.

Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

Источник: https://www.klerk.ru/blogs/rosco/491792/

Спецификация к договору поставки: образец, бланк и как заполнить

Спецификация к договору поставки нужна, чтобы детализировать наименование и количество товаров. В статье – бланк и образец заполнения документа, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

По спецификации к договору поставки образец законодательно не установлен, поэтому, составляя этого документ, рекомендуется исходить из его назначения. Любая спецификация к договору предназначена для того, чтобы детализировать информацию, не отраженную в соглашении сторон в полном объеме.

Поэтому стороны соглашения о поставке товаров обычно согласовывают форму спецификации к договору, которая устроит их во всех отношениях, в том числе и для отражения операций в учете и при налогообложении.

Другие документы по платежам и расчетам

Ознакомившись со спецификацией к договору поставки, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Отправка отчетности — онлайн

Операции по договору поставки имеют определенные налоговые последствия. У одной из сторон отражается оприходование имущества, а у контрагента – доходы от реализации.

Кроме того, происходят взаиморасчеты с бюджетом по НДС.

Если же фирма или предприниматель работают на спецрежиме – например, на УСН, то меняется только порядок признания доходов или отражения имущества, а результаты хозяйственных операций все равно влияют на налогообложение.

По каждому из налоговых режимов на сегодняшний день установлена обязанность отчитываться о сформировавшейся налоговой базе и о сумме начисленных и уплаченных налоговых обязательств.

Кроме того, у большинства фирм и предпринимателей возникают налоговых последствия по имущественным и транспортным налоговым платежам.

Чтобы не тратить лишнее время на передачу отчетности в налоговую инспекцию, удобнее осуществлять отправку автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт передает любую отчетность через Интернет в автоматическом режиме. Вы можете отправить налоговые декларации и расчеты в налоговую службу, соц. страх, пенсионный фонд, Росстат и другие госведомства. Перед отправкой любой отчеты тестируется всеми проверочными программами ФНС и ПФР. Попробуйте бесплатно:

Отправить отчет

Зачем нужна спецификация к договору

Как правило, спецификацию к договору поставки оформляют, чтобы детализировать информацию о предмете соглашения, то есть о передаваемом имуществе, в том числе:

• название товарных позиций;
• характеристики по каждой товарной позиции, в том числе единицы измерения, количество, цена , согласованная сторонами,
• иную информацию, которую стороны считают важной для детализации во избежание недопонимания и возможных споров по окончании поставки.

Кроме того, при передаче товара на транспортировку в случае, если составлена спецификация на поставку товара образца № ТОРГ-10, то водитель или иное ответственное за перевозку лицо расписывается в спецификации по объему перевозки, то есть количеству мест или массе в брутто-оценке.

Как составить спецификацию к договору

Прежде всего, спецификация образца, согласованного сторонами гражданско-правового соглашения, должна быть упомянута в договоре и имеют ссылку на этот договор.

В противном случае при возникновении спора и его решении в суде будет сложно доказать, что спецификация к договору – это не самостоятельных документ.

То есть возникнут проблемы с использованием образца спецификации для того, чтобы отстоять свою точку зрения.

Чтобы избежать недопонимания и неопределенности и тем самым снизить вероятность споров между сторонами, в спецификации к договору рекомендуется максимально подробно указать:

• наименование передаваемых товаров;
• ассортимент;
• цену с указанием на обложение или необложение НДС и ставки налога;
• массу или иной количественный показатель по каждому наименованию передаваемых товаров;
• иную информацию, которую важно детализировать по избежание проблем или несогласованных действий.

Что касается вопроса, какой образец спецификации является правильным, то здесь можно только дать рекомендации. Единого типового бланка спецификации к договору поставки законодательно не установлено, поэтому форму документа стороны согласовывают между собой исходя из потребностей в детализации информации.

Обязательный реквизит спецификации к договору поставки – ссылка на реквизиты договора.

Рекомендуется при составлении образца спецификации указать в ней следующие реквизиты.

Ссылку на договор, к которому прилагается документ, с указанием его реквизитов :

• номера;
• даты;
• содержания (предмета).

Название документа.

Номер документа.

Основную часть в табличной форме с детализацией имущественных позиций по договору.

Реквизиты сторон сделки с указанием:

• названия стороны;
• должность ответственного лица;
• название экономического субъекта – стороны договора;
• подписи ответственных лиц;
• расшифровки подписей с указанием фамилий и инициалов.

Спецификация: образец по договору поставки

Настоящий образец спецификации содержит информацию о названии и основных характеристиках имущества, количестве и цене с учетом НДС.

Спецификация: образец по унифицированной форме № ТОРГ-10

При оформлении спецификации на поставку товара образец можно взять из постановления Госкомстата от 25.12.98 г. № 132.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2081-spetsifikatsiya-dogovoru-postavki-obrazets