Недостача при инвентаризации: что делать, процедура списания, проводки и ответственность

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Если в расчете по взносам отражены необлагаемые суммы либо пониженные тарифы, то при камеральной проверке расчета ИФНС направит вам требование. В нем она запросит документы, подтверждающие обоснованность отражения таких сумм и тарифов. Ваша задача — правильно ответить на это требование.

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

Списание недостачи при инвентаризации: проводки

Обновление: 12 декабря 2016 г.

Недостачи возникают при различных обстоятельствах: по естественным причинам при производстве, транспортировке, хранении ценностей, при наличии виновных лиц или же при неизвестных и неопределенных виновниках. При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи.

Подходы к списанию недостачи

• Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
• Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
• — сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу;
• — установлен виновник недостачи – списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи;
• — виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.
• По кредиту счета 94 проводятся те же суммы, которые были отнесены в дебет этого счета.
• Списание недостач при хранении и транспортировке ценностей в рамках норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам и подлежит учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Как списать недостачу при инвентаризации

Списание недостач при инвентаризации осуществляется следующими проводками:

Документом-основанием для данных проводок является бухгалтерская справка-расчет.

Отсутствие виновных лиц необходимо подтверждать документально. Обосновывающими документами будут постановление о приостановлении уголовного дела, оправдательный приговор и т.д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных Приказом № 49 Минфина России от 13.06.1995 ).

На счета по учету расходов на продажу (затрат на производство), как и на счет 91, стоимость испорченных или недостающих материальных ценностей списывается по их фактической себестоимости.

Восстановление НДС при списании недостачи при инвентаризации: проводки

Источник: http://buhnalogy.ru/nedostacha-pri-inventarizatsii-provodki.html

Выявлена недостача при инвентаризации: что следует учитывать

Как отразить в учете недостачу товаров

Выявив недостачу |*| товаров при инвентаризации и заполняя сличительную ведомость (приложение 21 к Инструкции № 180*), необходимо учесть некоторые особенности отражения товаров в торговых объектах розничной торговли:
__________________________

* Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

• * Рекомендации о том, что необходимо учитывать при списании товарных потерь, доступны для подписчиков электронного «ГБ»
• – при ведении суммового учета товаров в торговых объектах розничной торговли сумму остатков товаров по данным бухгалтерского учета указывают в инвентаризационной описи только по итоговой строке. Следовательно, только по итоговой сумме выводят недостачу или излишек товаров;

– при ведении количественно-суммового учета товаров результаты инвентаризации рассчитывают по каждой позиции, указанной в инвентаризационной описи.

Если установлена пересортица по одному и тому же наименованию товаров, то по решению руководителя организации может быть произведен взаимный зачет недостач и излишков. Информацию о зачете пересортицы указывают в гр.

15–19 сличительной ведомости установленной формы либо в иных графах формы, разработанной самостоятельно и утвержденной организацией.

После проведения зачета пересортицы в сличительной ведомости рассчитывают суммы окончательных излишков и недостач.

Недостачи товаров списывают в следующем порядке:

Шаг 1. Производят зачет по пересортице товаров (при наличии такой возможности).

Шаг 2. Списывают потери в пределах норм естественной убыли (при наличии законодательно установленных норм для недостающих товаров).

Шаг 3. При недостаче сверх норм естественной убыли определяют наличие либо отсутствие виновных лиц. В этом случае проводят списание недостачи за счет виновных лиц либо списывают на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации).

Справочно: порядок отражения сумм недостач и потерь в бухгалтерском учете закреплен в п. 73 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50.

Недостачи товаров в пределах норм естественной убыли

Справочно: нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи товаров при хранении и реализации товаров в торговых объектах розничной торговли утверждены приказом Минторга Республики Беларусь от 02.04.1997 № 42.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи при хранении товаров в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством, подлежат отражению в составе материальных расходов организации, учитываемых при налогообложении прибыли.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (ст.

 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

1. Недостачи товаров за счет виновных материально ответственных лиц
2. Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, в случаях, когда:
3. – между работником и нанимателем в соответствии со ст. 405 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности товаров, переданных ему для хранения или для других целей;
4. – товары были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;
5. – ущерб причинен преступлением. Освобождение работника от уголовной ответственности по нереабилитирующим основаниям не освобождает его от материальной ответственности;
6. – ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
7. – ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

При возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, удержания из заработной платы производят в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (п. 3 ст. 107 ТК).

Важно! Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба (с уведомлением работника под расписку) и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения об этом работнику. Если наниматель нарушил данные сроки, то у организации останется только 1 способ взыскать ущерб с виновника – подать иск в суд.

Законодательством установлены ограничения по размеру удержаний из заработной платы работников. Так, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 108 ТК).

При исчислении налога на прибыль поступления в счет возмещения вреда в натуре, убытков, в т.ч. упущенной выгоды, не связанных с нарушением договорных обязательств, в размерах, превышающих размеры вреда в натуре, убытков, в т.ч. упущенной выгоды, следует учитывать в составе внереализационных доходов (подп. 3.7 п. 3 ст. 128 НК).

Отражение недостачи, если виновные лица не установлены

Нередки случаи, когда лицо, виновное в недостаче и (или) порче товаров, не может быть установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, либо иные случаи, в качестве которых могут выступать чрезвычайные ситуации, например пожар на складе.

В такой ситуации после проведения расследования причин возникновения пожара и подтверждения отсутствия виновных лиц сумму определившихся потерь организация списывает за счет соответствующих источников.

В документах, представляемых для оформления списания недостач и (или) порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

В налоговом учете суммы недостач, потерь и порчи товаров, в т.ч.

произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если их виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них, отражают в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (подп. 3.14 п. 3 ст. 129 НК). Такие расходы отражают в том отчетном периоде, к которому относятся документы, подтверждающие, что виновники не были установлены или суд отказал во взыскании с них.

Рассмотрим на условных примерах операции по списанию недостач товаров.

Пример 1. Списание недостачи на результаты хозяйственной деятельности

В оптовой организации произошла кража товаров. По данным бухгалтерского учета, учетная стоимость похищенных товаров составила 8 333 000 руб.

В табл. 1 представлены записи, которые должны быть сделаны в учете.

Пример 2. Списание недостачи товаров за счет виновного лица

По результатам инвентаризации товаров в розничной сети выявлена недостача товаров на общую сумму по розничным ценам 1 272 000 руб. (цена приобретения 840 000 руб., НДС в цене (20 %) – 212 000 руб.

, торговая надбавка – 220 000 руб.).

На основании распоряжения руководителя стоимость недостачи товаров по розничным ценам подлежит взысканию с виновных материально ответственных лиц путем внесения ими наличных денежных средств в кассу магазина.

Согласно учетной политике торговой организации учет товаров ведется в количественно-стоимостном измерении по продажным ценам.

Приведем записи, которые должны быть сделаны в бухгалтерском учете (см. табл. 2).

• 
• Пример 3. Определение размера недостачи с учетом пересортицы
• По результатам инвентаризации товаров на складе оптовой организации выявлено:

– недостача товара А в количестве 5 шт. по учетной цене 1 300 000 руб. за 1 шт.;

– излишек товара В в количестве 7 шт. по учетной цене 1 250 000 руб. за 1 шт.;

– излишек товара С в количестве 5 шт. по учетной цене 1 100 000 руб. за 1 шт.

1. По данным видам товаров отсутствуют нормы естественной убыли.
2. Учет товаров ведется в количественностоимостном измерении по покупным (учетным) ценам.
3. В сличительной ведомости по данным позициям было отражено:
4. 
   

Исходя из объяснений материально ответственного лица, при отпуске товаров покупателю им вместо товара С по цене 1 100 000 руб. за 1 шт. был реализован товар А по цене 1 300 000 руб. за 1 шт.

По предложению инвентаризационной комиссии руководителем организации было принято решение о проведении взаимного зачета недостач излишками в количестве 5 шт. (товар А и товар С) и об оприходовании оказавшегося в излишке товара В в количестве 7 шт. Товары по стр. 1 и 3 сличительной ведомости засчитывают между собой, так как суммарное количество недостающих товаров равно количеству излишних.

При зачете пересортицы необходимо исходить из минимальной цены. После проведенного взаимного зачета по стр. 1 и 3 сличительной ведомости недостачи и (или) излишка в количественном выражении не будет, однако по стр. 1 возникает суммовая разница в размере 1 000 000 руб.

Приведем в табл. 3 отражение результатов инвентаризации товаров с учетом пересортицы на счетах бухгалтерского учета (при условии, что с материально ответственным лицом заключен договор о полной индивидуальной ответственности).

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/vyyavlena-nedostacha-pri-inventarizatsii

Порядок действий при выявлении недостачи или излишек при инвентаризации

Как бы хорошо ни был организован бухгалтерский учёт на предприятии, никто не может гарантировать, что проводимая инвентаризация не выявит отклонений в наличии товарно-материальных запасов. Ведь их сохранность зависит не только от формальных причин.

Чаще всего о недостатках учёта и контроля говорит обнаруженная недостача при инвентаризации, что делать в таком случае и как решить вопрос, рассказывает ТК РФ.

Такое явление, как недостача, позволяет руководителю делать нелицеприятные выводы относительно добропорядочности материально ответственного лица (МОЛ).

Что такое инвентаризация и какими документами она оформляется

Все без исключения юридические лица располагают определённым количеством товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопутствующих осуществлению их деятельности.

Инвентаризация – это мероприятие, в течение которого фактическое наличие товара или иных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учёта с целью обнаружения расхождений. Причём эта процедура характерна не только для магазинов, банков и предприятий с большими запасами сырья и продукции.

Государственным учреждениям, чья деятельность финансируется из бюджета, точно также предписаны периодические проверки сохранности мебели, оргтехники, транспорта, денежных средств и даже документов строгой отчётности в виде трудовых книжек и специальных бланков.

В перечне ценностей, подлежащих инвентаризации, все виды имущества, стоящего на балансе предприятия:

• основные и оборотные средства;
• финансовые вложения в депозиты, акции, ценные бумаги других предприятий;
• нематериальные активы в виде объектов интеллектуальной собственности;
• финансовые обязательства в виде займов, кредитов и кредиторской задолженности.

Перечень не закрыт, так как у каждого предприятия свои понятия о ценности вещей.

Инвентаризационные обязанности возлагаются на специальную комиссию, которая учреждается приказом руководителя. На крупных предприятиях таких комиссий может быть несколько, каждая из них проверяет фактическое наличие объектов в определённой категории материальных ценностей.

С точки зрения периодичности проведения инвентаризации делятся на:

1. Запланированные, которые обычно проводятся в последний месяц календарного года с целью зафиксировать наличие ТМЦ по состоянию на 01 января следующего года и проверить эффективность бухгалтерского учёта перед составлением отчётности за текущий год.
2. Внеплановые, которые назначаются в случае смены руководителя или материально ответственного лица, а также после нанесения ущерба имуществу предприятия внешними факторами или виновными лицами.

На некоторых предприятиях плановые инвентаризации проводятся чаще одного раза в год. Это связано со специфическими особенностями их деятельности, поэтому и проверки, как правило, касаются только определённых категорий материальных ценностей.

Порядок проведения и оформление результатов

Работа инвентаризационной комиссии начинается с получения в бухгалтерии предприятия оборотных ведомостей, содержащих сведения об остатках материальных ценностей на дату проведения инвентаризации.

С ответственного лица берётся расписка о том, что на момент проверки все оприходования и списания материалов проведены, а приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

Членами комиссии в присутствии МОЛ производится снятие кассы, пересчёт и перемеривание всех ценностей, относящихся к его подотчётности.

Если эти две графы не равны между собой, можно говорить о недостаче или выявлении излишков.

И та, и другая ситуация одинаково негативно характеризуют состояние учёта на предприятии и требуют объективного разбирательства относительно причин расхождений и лиц, виновных в их возникновении.

• Любой бухгалтер знает, как оформить недостачу при инвентаризации, поскольку эта процедура подробно описана в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учёту.
• Сличительные ведомости составляются отдельно по каждой категории имущества согласно бухгалтерской систематизации по субсчетам.
• На основании сличительных ведомостей формируются инвентаризационные описи, содержащие:

• количественное измерение товарно-материальных ценностей;
• показатели их стоимостного выражения.

Поэтому после составления инвентаризационных описей виден фактический финансовый ущерб от недостачи или доход, полученный предприятием от выявленных излишков.

Ведомости и описи с результатами проведённой инвентаризации утверждаются руководителем, в чьей компетенции находится и принятие решения относительно порядка оформления выявленных расхождений.

Какие причины приводят к недостачам

1. Решение, принимаемое руководителем, и характер его дальнейших действий зависят от тех причин, которые привели к образованию недостачи.

2. Для их выяснения проводится тщательное расследование, в результате которого может выясниться, что нехватка на складе возникла по одной из следующих причин:
3. 

1. Из-за халатности материально ответственного лица или его умышленных виновных действий.
2. По причине хищения или кражи, совершённой третьими лицами.
3. Из-за непредвиденных обстоятельств техногенного или природного характера, таких как пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
4. Из-за естественной убыли, ограниченной установленными нормативами для некоторых категорий товаров (материалов).
5. В результате пересортицы, когда при наличии на складе однотипных товаров или материалов, списан или продан один вместо другого.
6. Вследствие ошибок в учёте, связанных с оприходованием ТМЦ не в полном объёме или с их излишним списанием.

Это основные причины, ввиду которых может быть выявлена недостача. Однако на каждом предприятии причины могут быть свои.

Варианты списания недостачи

Руководитель коммерческого предприятия самостоятельно принимает решение относительно урегулирования недостач, исходя из соображений экономической целесообразности.

• Ведь списывать ущерб в счёт налогооблагаемой прибыли не выгодно для предприятия.
• А для того, чтобы убыток не попал под налогообложение, операция должна быть обоснованно оформлена и подтверждена официальными и бухгалтерскими документами.
• Если оформление описей показало наличие недостачи при инвентаризации ТМЦ, к которым применимы нормы естественной убыли, то директор предприятия может принять решение об их списании на усушку, утруску и другие виды количественного уменьшения показателя.
• Ошибки в учёте, приведшие к нехватке имущества, выявляются с помощью анализа документов, подтверждающих движение материальных ценностей на счетах, и исправляются путём внесения изменений в регистры бухгалтерского учёта и составления корректирующих проводок.

Подобное урегулирование проблемы возможно и при обнаружении пересортицы. Если сопоставима стоимость материалов, в отношении которых она допущена, то допустимо списание недостающих единиц и одновременное оприходование выявленного излишка.

Нехватку имущества или его порчу по причине природных или техногенных обстоятельств предприятие может списывать на убытки в любом объёме, но для этого необходимо иметь документ, подтверждающий факт воздействия чрезвычайных обстоятельств.

Это может быть:

• справка из городского «Водоканала»;
• пожарного управления;
• отделения МЧС.

В любом случае техногенная или природная катастрофа должны быть подтверждены организацией, которая устраняла последствия этого события.

В случае если есть все основания подозревать хищение или кражу, осуществлённые третьими лицами, следует обратиться в правоохранительные органы с заявлением о назначении официального расследования. По окончании следственных мероприятий, не давших положительного результата, будет выдан соответствующий документ, на основании которого в дальнейшем будет проведено списание недостачи при инвентаризации и ущерба, причинённого невыясненным лицом.

Если в результате расследования обнаружится виновный в краже или хищении, то возмещение убытков будет возложено на него судебным решением, что подтвердит исполнительный лист, направленный на предприятие.

Совсем по-другому обстоят дела в бюджетной организации. За списание недостач сверх установленных нормативов, равно как и за их сокрытие, руководителя могут обвинить в нецелевом расходовании государственных средств и применить к нему строгие методы воздействия.

Недостача и её последствия для материально ответственного лица

Поскольку ответственность за сохранность имущества организации лежит на МОЛ, в качестве которого чаще всего выступает кладовщик, именно его объяснительная предваряет процесс разбирательства.

Она пишется на имя руководителя и должна содержать:

1. подробную и последовательную версию событий, приведших к недостаче, изложенную от лица материально ответственного сотрудника.
2. Даты происшествия.
3. Подробное описание действий МОЛ.
4. Подпись и дату составления объяснительной.

На составление объяснительной записки законом отпущено два дня после получения соответствующего запроса от руководства.

Для того, чтобы процедура обладала легитимностью, письменное требование объяснений вручается МОЛ под подпись, а в случае отказа, зачитывается вслух в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Об отказе принять запрос составляется акт и подписывается сотрудниками, входящими в состав комиссии. Отказ работника давать объяснения по поводу возникновения недостачи не исключает выделения ему двухдневного срока, причитающегося для совершения этого действия.

После рассмотрения полученного от материально ответственного лица объяснения и анализа представленных им доказательств устанавливается окончательная причина недостачи и принимается решение относительно её списания или удержания в зависимости от степени ответственности виновных граждан.

Как можно удержать ущерб с виновного работника

Если ущерб нанесён организации по вине сотрудника, отвечающего за сохранность ТМЦ, то в соответствии с договором о материальной ответственности он обязан возместить его своему работодателю. Причём исполнять эту обязанность ему придётся независимо от того, подвергся он дисциплинарному наказанию со стороны руководства или был уволен в связи с утратой доверия.

В соответствии со статьёй 248 ТК РФ для того, чтобы работодатель получил право удерживать с виновного МОЛ ущерб от недостачи, должны соблюстись несколько принципиальных условий:

1. Сумма недостачи ограничивается размером среднего заработка сотрудника за месяц.
2. Провинившийся работник дал добровольное согласие на возмещение ущерба.
3. Взыскание недостачи должно оформляться приказом руководителя, изданным не позднее одного месяца с момента её обнаружения.

1. Отсутствие хотя бы одного из этих условий лишает процедуру взыскания легитимности и позволяет обжаловать её в судебном порядке.
2. При удержании из зарплаты работника ущерба от недостачи работодателем должно соблюдаться ограничение в 20% от начисленной за месяц суммы.
4. Возмещение ущерба, превышающего одну среднемесячную зарплату, возможно двумя способами:

• через исковое заявление работодателя в суд о взыскании ущерба с виновного лица;
• добровольным погашением задолженности материально ответственным лицом путём внесения денежных средств в кассу предприятия или предоставления им в зачёт долговых обязательств имущества или ценностей.

Если ответственный сотрудник не признаёт своей вины в допущении недостачи материальных ценностей, взыскать с него ущерб независимо от его суммы можно только через суд.

Как видно, недостача при инвентаризации – не настолько безобидная проблема для предприятия, чтобы относиться к ней легкомысленно и формально. Руководству не стоит её недооценивать, поэтому надлежит изучить все экономические, юридические и бухгалтерские аспекты данной процедуры, чтобы принимать правильные решения и корректно отражать их в нормативных и бухгалтерских документах.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/kodeks/nedostacha-pri-inventarizatsii

Инвентаризация: что делать, если выявлена недостача?

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Как определяется недостача продукции при инвентаризации?

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

Как оформить недостачу?

В рамках норма естественной убыли

В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

• Дебет Кредит
• 20, 23, 44 94
• Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 94 Кт 41: 1500 — сумма недостачи по продажным ценам;
• Дт 94 Кт 42: 500 — сумма торговой наценки на недостающий товар;
• Дт 44 Кт 94: 1500 — покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.

В результате неконтролируемых обстоятельств

1. Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.

2. Дебет Кредит
3. 91–2, 02, 94 01, 94
4. В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.

5. Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 02 Кт 01: 2500 — сумма амортизации;
• Дт 94 Кт 01: 15000 — стоимость основного средства;
• Дт 91-2 Кт 94: 15000 — сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.

В результате хищения

• Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).
• Дебет Кредит
• 73, 50, 51, 70 94, 91, 73
• Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

Дт 70 Кт 73: 1250 — часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

Взыскание ущерба с виновных лиц

1. создание комиссии;
2. проведение инвентаризации;
3. установление причин недостачи;
4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

1. В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.
2. Если ответственным за факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.
3. Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Выявление излишков

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

В бухгалтерской документации выявленные излишки проводят как прочие доходы, учитывая их по рыночной стоимости на сегодняшний день. Записываются они так:

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: прочие доходы.

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otvetstvennost/materialnaja/v-rezultate-inventarizacii-vyyavlena-nedostacha.html

Недостача основных средств при инвентаризации: что делать работодателю, какими проводками отразить в бухгалтерском учете, если выявлены недостающие ОС

Инвентаризация основных средств (ОС) выполняется в любой организации с определенной периодичностью. Регулярное проведение подобных ревизий способствует повышению качества учетной деятельности на предприятии.

Кроме того, основные средства, как правило, относятся к категории ценных активов внеоборотного характера. Соответственно, грамотный учет данных объектов в существенной мере предопределяет финансовое благополучие компании.

Однако проверка количественного и качественного состояния ОС на предприятии должна осуществляться в строгом соответствии с нормативными инструкциями – только так можно обеспечить достоверность итогов проведенной ревизии.

Надо отметить, что выявление фактов недостачи ОС нередко происходит по результатам регламентированной инвентаризации. Подобные ситуации должны вызывать адекватную реакцию руководства соответствующей организации.

• Прежде всего, необходимо выяснить причины обнаруженной недостачи, попытаться установить обстоятельства и реальных виновников произошедшего.
• Кроме того, любой факт несоответствия между сведениями бухучета основных средств и фактическим положением дел в этой области должен быть документально зафиксирован и надлежащим образом проведен через учетную систему предприятия.
• Следует детально рассмотреть, что считается недостачей ОС, как должен реагировать руководитель, если таковая выявлен по итогам совершенной инвентаризации, каким образом учитывается и списывается стоимость ненайденных (утерянных) объектов.

Что это такое?

Результаты проводимой инвентаризации иногда обнаруживают, что объекты ОС, которые формально числятся на балансе организации, фактически отсутствуют.

Иными словами, между данными учета и реальным положением дел выявляются расхождения отрицательного характера.

Такие ситуации принято называть недостачами. Практика показывает, что они возникают не только по товарно-материальным ценностям, но и по некоторым категориям внеоборотных активов.

1. Если говорить о недостачах основных средств, то на каждом конкретном предприятии они могут быть вызваны совершенно разными причинами.
2. Банальные ошибки и сбои в системе бухучета, халатность ответственных лиц, злонамеренные действия отдельных сотрудников организации или сторонних субъектов – все это может привести к ситуациям, при которых имущественные объекты, фигурирующие в учетных регистрах, на самом деле не будут обнаружены при инвентаризации.
3. Как правило, подобные случаи в организации считаются экстраординарными, поскольку речь идет об основных средствах, имеющих значительную стоимость.
4. Их утрата может очень дорого обойтись собственникам компании.
5. Когда инвентаризационная комиссия завершает свою работу, она составляет и утверждает следующие документы:

• сличительная ведомость (акт сравнения результатов ревизии с данными учета);
• акт установленных несоответствий (недостач, излишков);
• итоговый акт, закрепляющий результаты проведенной инвентаризации.

• Оформление вышеперечисленных бумаг считается основанием для надлежащего отражения итогов выполненной ревизии в соответствующих регистрах бухучета.
• Если по результатам описи ОС выявляются некоторые расхождения – как положительного, так и отрицательного характера, – субъекты, официально несущие ответственность за сохранность конкретного имущества, обязаны предоставить руководству письменные пояснения о причинах установленных несоответствий.
• Иными словами, ответственное лицо должно обосновать как недостачи, так и излишки основных средств, которые выявлены проведенной инвентаризацией.

По фактам недостачи объектов ОС составляется акт списания, имеющий установленную форму. Данный акт дополняется соответствующей бухгалтерской справкой.

В указанных документах отражаются следующие сведения:

• причина (основание) выбытия объекта ОС;
• размер начисленной амортизации по выбывшему объекту;
• остаточная стоимость имущества, фактическое отсутствие которого подтверждается ревизией;
• величина дооценки объекта (при условии проведения его переоценки).

Если установлен субъект, виновный в обнаруженной недостаче, обязательно документируются следующие сведения:

• личные данные (ФИО, должность) субъекта;
• совокупная величина причиненной недостачи;
• перечень документальных свидетельств, подтверждающих недостачу и виновность лица;
• денежная сумма, подлежащая ежемесячному удержанию из заработка виновного субъекта.

Если виновник недостачи отказывается выплачивать ущерб, руководитель организации вправе обратиться в суд с исковым заявлением, содержащим требование о возмещении (компенсации) материального вреда.

Погашение стоимости причиненной недостачи будет осуществляться виновным субъектом при следующих обстоятельствах:

• имеется документальное подтверждение виновности данного субъекта;
• сотрудник признал собственную вину (в письменной форме);
• инвентаризационная комиссия вынесла официальное решение (вердикт) о виновности данного субъекта;
• руководитель оформил распорядительный акт, предписывающий удержать величину обнаруженной недостачи из заработка виновного сотрудника.

Какие проводки нужно отразить в бухгалтерском учете?

Бухучет недостающих ОС сводится к надлежащему списанию их стоимости.

Возможны два принципиальных варианта отражения недостачи таких объектов в бухгалтерском учете:

• Списание стоимости недостающих объектов основных средств на уменьшение финансового результата компании.
• Отнесение обнаруженной недостачи на лиц, виновных в её возникновении. Данная мера предпринимается по решению руководства.

Стоимость недостающих объектов ОС списывается с использованием следующих бухгалтерских проводок:

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Первичная стоимость списывается	01 (по субсчету выбытия)	01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации	02 («Амортизация»)	01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость  списывается	94 («Недостачи»)	01 (по субсчету выбытия)
Списание дооценки объекта	83 («Добавочный капитал»)	94 («Недостачи)
Отнесение недостачи ОС на прочие затраты (если виновники не установлены)	91	94
Отнесение недостачи ОС на будущие доходы (если ущерб взыскивается с установленных виновников)	73 (по субсчету компенсации вреда)	98 («Будущие доходы»)

Пример

Исходные данные:

К примеру, перед оформлением годовой отчетности компания провела инвентаризацию основных средств, по результатам которой были обнаружены следующие недостачи:

• Деревообрабатывающий станок (первичная стоимость – 42000 рублей, амортизация – 14 000 рублей, остаточная стоимость – 28 000 рублей). Виновники не установлены.
• Персональный компьютер (первичная стоимость – 52000 рублей, амортизация – 16 000 рублей, остаточная стоимость – 36 000 рублей). Установлен виновный субъект – ответственный сотрудник.

Бухучет стоимости недостающего деревообрабатывающего станка осуществляется следующим образом:

Операция	Сумма, рублей	Дебет счета	Кредит счета
Первичная стоимость списывается	42 000	01 (по субсчету выбытия)	01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации	14 000	02	01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость списывается	28 000	94	01 (по субсчету выбытия)
Отнесение недостачи на убыток	28 000	91	94

Бухучет стоимости потерянного персонального компьютера осуществляется следующим образом:

Операция	Сумма, рублей	Дебет счета	Кредит счета
Первичная стоимость списывается	52 000	01 (по субсчету выбытия)	01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации	16 000	02	01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость списывается	36 000	94	01 (по субсчету выбытия)
Отнесение недостачи на виновника	36 000	73	94
Отнесение разницы между рыночной ценой и остаточной стоимостью	16 000	73	98
Удержание ущерба из заработка виновника	52 000	70	73

Источник: https://praktibuh.ru/bez-rubriki/nedostacha-osnovnyh-sredstv.html

Недостача при инвентаризации: что делать в случае выявления?

Соответствие фактических данных учетным по итогам проведения ревизии явление достаточно редкое. Периодически в результате пересчета выявляются излишки или недостачи.

Если излишки не ухудшают финансового положения компании, то недостачи можно отнести к прямым потерям бизнеса.

В связи с этим для компании важно их своевременно и корректно оформить, определить возникла ли недостача при инвентаризации по вине материально-ответственного лица.

Сущность, цель и порядок проведения инвентаризации

Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

• Определение фактического наличия ТМЦ;
• Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
• Контроль за сохранностью имущества;
• Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
• Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

Инвентаризировать можно как все имущество фирмы, так и его часть. Основным документом, регулирующим процедуру ревизии в компании, является методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо.

Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей. Для этого можно использовать унифицированную форму № ИНВ-22.

В процессе инвентаризации ее члены осматривают, просчитывают объекты проверки, заносят результаты в инвентаризационную опись.

Отражение результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации оформляется:

• Инвентаризационная опись, которая подписывается всеми участниками комиссии;
• В случае выявления учетных данных от фактических составляется сличительная ведомость по форме ИНВ №19 – скачать образец.
• Истребуют объяснения МОЛ по причинам возникновения несоответствий;
• Составляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНФ-26 – скачать образец;
• Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Результатом может быть соответствие остатков данным учета, недостача или излишек. Недостача это отклонение фактических данных по количеству в меньшую сторону от учетных.

В случае выявления недостачи по итогам пересчета в компании обязательно проводится служебное расследование этого факта. В ходе его проведения:

• Издается приказ о назначении комиссии по расследованию;
• С материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения;
• При отказе от пояснений составляется письменный комиссионный акт;
• По итогам расследования оформляется акт с отражением результатов, выводов комиссии, фактической оценкой стоимости ущерба, в нем же указываются виновные лица (в случае их выявления).

Недостача не всегда является результатом злоупотреблений, иногда оказывается, что она выявлена в результате ошибок в подсчетах или несвоевременным проведением документов в учетных системах.

При этом порядок действий работодателя в зависимости от того выявлены или нет виновные лица будет разным.

Под пересортицей понимается полное или частичное покрытие недостачи за счет излишков. Кроме того, часть ущерба может быть списана на затраты в пределах норм естественной убыли.

Взыскание ущерба с виновных

Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

• Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
• Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:
  • Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
  • Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

Для обращения взыскания по недостаче на работника с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Что делать, если виновных нет?

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Бесплатная консультация! Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь задавайте их юристу в онлайн-чат справа или по телефону горячей линии: 8-800-350-84-21

Источник: https://glavny-yurist.ru/chto-delat-v-sluchae-nedostachi-pri-inventarizacii.html