Как пользоваться кассовым аппаратом: пошаговая инструкция по работе, принципы работы в магазине

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию.

С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все.

Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам.

Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.

2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Онлайн ККТ	Обычная ККТ
Подключение к сети интернет	Да	Нет
Хранение данных	В фискальном накопителе	В ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассы	В удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНС	При личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНС	В режиме реального времени	Данные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусе	Заводской номер	Голограмма. Ее отсутствие карается штрафами
Чек	Содержит 24 реквизита	Содержит 7 реквизитов
Формат чека	Бумажный и электронный	Только бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
2. Нужная сумма вводится на кассе.
3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

Лучшие предложения по цене и качеству

1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке.

   Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС.

Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены.

Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п.

Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Видео об онлайн-кассах

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

1. Правильный расчет покупателей.
2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
3. Внимательная работа с денежными средствами.
4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
5. Сбор и сдача инкассации.
6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
7. Открытие смены.
8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Источник: https://onlinekassa.guru/instrukcii/principy-raboty-s-onlajn-kassoj.html

Как работать с кассовым аппаратом — порядок регистрации в налоговой и руководство с пошаговыми действиями

Согласно действующему законодательству использование контрольно-кассовой техники (ККТ) необходимо предпринимателям, проводящим расчеты наличными деньгами.

Для тех, кто не знает, как работать с кассовым аппаратом, это покажется большой премудростью, в то время как любой кассир в супермаркете подтвердит, что обучение работе с кассой происходит просто.

Чтобы эффективно пользоваться кассовым аппаратом, требуется знать сочетания клавиш, правила пробивки чеков, и не забывать обнулять аппарат в конце смены, выводя наличную выручку.

Что такое кассовый аппарат

Знакомый каждому покупателю аппарат представляет собой электронное устройство для контроля за наличной выручкой при проведении денежных операций.

Функция ККТ заключается в фиксации на бумажном чеке суммы покупки плюс суммировании в конце дня общего итога.

Эти данные используются для контроля товарооборота на самом торговом предприятии, а также являются основой для подготовки фискальных документов для налоговой отчетности.

Действующее законодательство подразделяет ККТ на две категории:

• кассовые аппараты – автономные приборы, где кассир набирает сумму покупки и печатает чек;
• фискальные регистраторы – устройство под управлением компьютера, входящего в состав автоматизированного рабочего места.

Научиться работать на кассе в магазине можно, хорошо представляя себе последовательность операций в этом устройстве. Схематически работа с кассовым устройством выглядит так:

1. Покупатель оплачивает покупку наличными деньгами или с помощью пластиковой карты.
2. Кассир с помощью клавиш и/или сканера штрих-кода вводит информацию в контрольно-кассовую машину.
3. ККМ формирует кассовый чек, который получает покупатель.
4. Данные об операции сохраняются на фискальном накопителе в электронном чеке.
5. Если организация работает с онлайн-кассой, то раз в сутки обобщенная информация передается в налоговый орган.

Области применения ККМ

С соответствии со статьей 2 Закона «О применении ККТ», организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать кассовое устройство при проведении наличных расчетов. Из требования есть исключения. Это такие ситуации, как:

• расчеты с плательщиками вмененного налога или индивидуальными предпринимателями, которые работают по патентной системе налогообложения или оказывают услуги населению (до 1 июля 2018 года);
• продажа прессы и сопутствующих товаров в киосках;
• реализация проездных билетов и талонов;
• торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• нахождение организации/ИП в труднодоступном месте (этот перечень должен быть утвержден в местном органе власти).

Работа с ККМ подразумевает регистрацию по специальному Административному регламенту №94н, который был утвержден приказом Минфина от 29.06.2012.

Согласно ему, индивидуальные предприниматели должны делать регистрацию ККТ в налоговой инспекции по месту прописки/регистрации. Для организаций регистрация делается по юридическому адресу.

Если оказание услуг или торговля производятся в другом месте, там необходимо создать обособленное подразделение для регистрации кассового устройства по этому адресу.

Работа на кассовом аппарате

Прежде чем приступать к обслуживанию покупателей, необходимо тщательно разобраться, как нужно работать с кассовым аппаратом, вне зависимости от того, будет обслуживать кассир или сам индивидуальный предприниматель.

Это связано с ответственностью, возникающей при совершении денежных операций.

Работа с кассой подразумевает не только доскональное знание ККМ (например, как осуществляется возврат проданного товара), но и соблюдение инструкций кассира и умение предоставить информацию при налоговых проверках.

Кто допускается к работе

Вне зависимости от модели ККТ, чтобы получить допуск к работе, необходимо заключить договор материальной ответственности.

Если работать за кассовым устройством будет индивидуальный предприниматель, то никакого договора не требуется.

Допуск к работе предусматривает базовые навыки в эксплуатации кассового оборудования: умения заправлять ленту, выбивать чеки, обнулять устройство в конце дня. Научиться этому можно на специальных курсах в Центре обслуживания ККТ.

Правила работы с кассовым аппаратом

При совершении кассовых операций различаются обязанности директора (или ответственного лица) и кассира. Они совместно должны в начале дня выбить отчетный кассовый чек и сличить сумму выручки прошлого дня с записью в журнале кассира. Обязанностями ответственного лица станут:

• фиксация точной информации о показаниях ККМ в кассовой книге;
• оформление новой ленты (с указанием номера контрольно-кассового аппарата, начала использования и др.);
• выдача кассиру размена для сдачи и кассовых лент.

Функции кассира

Одна из обязанностей кассира заключается в контроле за состоянием ККМ. Для этого надо:

• перед началом работы проверить, обнулено ли устройство;
• при необходимости отрегулировать дату и время;
• протестировать печать чеков, прежде чем переходить к обслуживанию покупателей или клиентов;
• в конце работы обнулить показатели и сдать полученную выручку.

Инструкция по работе с кассовым аппаратом

Правильное использование кассовой техники означает не только быстрое обслуживание покупателей в магазине, но отсутствие проблем с налоговыми органами. Вот почему важно точно и последовательно выполнять все необходимые операции начала и завершения работы. Все это подробно разбирается на учебных курсах, но это легко освоить и самостоятельно.

Как включить кассовый аппарат

Перед началом работы необходимо подключить кассовый аппарат к сети. Процедура включения некоторых устройств выполняется кнопкой на задней стороне, у других это делается поворотом ключа в позицию РЕГ (в современных моделях – «РЕЖИМ»).

Если ККМ работает нормально, на экране должен высветиться ряд нулей, свидетельствующих, что устройство готово к работе.

В случае если устройство включается в первый раз, необходимо вставить батарейки для обеспечения энергией резервной памяти (элементы питания надо проверять ежегодно).

Как открыть кассу

Включив аппарат, следует пройти процедуру авторизации – ввод специального номера и пароля, на некоторых моделях ККМ вход выполняется с помощью специальной карты кассира.

Перед тем, как переходить к обслуживанию покупателей, рекомендуется посмотреть, правильно ли установлена дата и проверить, как работает печатающее устройство – выбить несколько нулевых чеков.

Для этого нужно нажать клавишу «Наличные» или «Оплата» с нулями на табло.

Расчет

После того, как кассовое устройство включено и проверено, можно переходить к обслуживанию покупателей. Этот процесс можно описать как пошаговую инструкцию:

1. Информация о цене товара/услуги вводится вручную, либо с помощью специального устройства для считывания штрихкода.
2. После того, как вся информация введена, необходимо нажать клавишу «Оплата» или «Наличные» – при этом откроется блок кассового аппарата, предназначенный для хранения купюр и монет.
3. Кассир кладет оплату с этот лоток и берет оттуда необходимую сдачу. Устройства сами высчитывают размер сдачи после того, как кассир введет подученную от покупателя сумму.
4. Если покупатель собирается оплачивать покупку пластиковой картой, то операция выполняется безналично с помощью терминала – списыванием денег с его карточного счета. Если терминал выдает два чека, то один следует оставить в торговой точке, для отчетности по использованию контрольно-кассового аппарата.
5. Современные модели кассовых аппаратов способны выполнять дополнительные функции, например, высчитывать размер скидки с процентах. Для этого следует нажать клавишу «%».
6. Распечатанный кассой чек отдается клиенту.

Нулевой чек

Хотя освоения навыков пользования кассовой машиной не будет сложным, неизбежны вопросы по ходу работы. В этом случае следует заглянуть в инструкцию к аппарату.

Например, там можно узнать, как выбить на кассе нулевой чек. Для этого необходимо просто нажать клавиши «Оплата» или «Покупка», без предварительного введения каких-либо сумм.

Эту операцию делают в начале смены для проверки работоспособности печатающих устройств ККМ.

Закрытие смены

При окончании рабочего дня, кассиру необходимо проделать ряд операций. Это такие действия, как:

• составление отчета и передача вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или представителю администрации;
• снятие данных счетчиков для определения суммы выручки и фиксации в кассовом журнале;
• определение размера выручки, для чего находится разница показаний регистров на начало и конец рабочего дня – это показатель должен совпадать с суммой наличности, которую сдает кассир;
• обнуление показаний кассы.

Замена ленты

С учетом того, что кассиру приходится очень часто менять ленту, эту процедуру он должен выполнять уверенно, доведя процесс до автоматизма. Признаком того, что лента заканчивается, служит розовая полоска, которая ставится в конце рулона. Для замены ленты необходимо:

1. Поднять крышку, закрывающую ленточный отсек.
2. Достать старую бобину с остатками ленты. Ее необходимо опечатать, подписать и сдать директору.
3. Освободить край нового рулона, а саму ленту разместить внутри приемника вниз размоткой.
4. Заведите ее за фиксирующий вал и печатающее устройство.
5. Далее следует закрыть крышку и, нажимая клавишу «ЧЛ» (или «Вверх»), дождаться, когда из щели появится край ленты.
6. После того, как будет оборвана лишняя бумага, можно начинать работать.

Аварийный расчет

Перебои при подаче электроэнергии могут быть причиной сбоев в работе кассового оборудования.

Если такое отключение произошло во время печати чека, то после возобновления питания на чековой ленте будет отпечатано сообщение, что документ недопечатан. После этого чек выводится еще раз с добавлением слова «Повтор» в шапке.

Если питание отключается при выводе отчетов, то информация о недопечатанном документе, в зависимости от ситуации будет сопровождаться примечаниями «Повторите запрос!» или «Отключение питания».

Видео

Источник: https://onlineadvice.ru/4577-kak-rabotat-s-kassovyim-apparatom.html

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами.

Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ.

Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Индикатором заканчивающейся ленты является розовый маркер, который наносится в конце рулона. Если он появился, то подготовьте новую ленту. Порядок смены одинаков практически для всех устройств:

1. Поднимите крышку, из-под которой выходит лента. Обычно она поднимается просто вверх, хотя на некоторых моделях есть защелки.
2. Выньте старую бобину от закончившейся ленты.
3. Отсоедините край новой ленты от рулона.
4. Уложите ее в приемник размоткой вниз.
5. Проведите ленту через фиксирующий вал и печатающее устройство.
6. Закройте крышку и при помощи клавиши “ЧЛ” или “Вверх” промотайте ленту. Ее край выйдет из щели.
7. Оборвите лишнюю бумагу и продолжайте работать.
8. Старая лента опечатывается, подписывается и передается директору.

В замене ленты нет ничего сложного — осуществив операцию пару раз, вы научитесь делать это быстро и качественно.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/vedenie-biznesa/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom.html

Пошаговая инструкция по работе с онлайн-кассой для ООО и ИП

С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон №54, согласно которому частные предприниматели и ООО должны обслуживать клиентов при помощи онлайн-касс. Новая техника в сравнении со старой имеет не только преимущества, но и недостатки.

Что такое онлайн-касса и фискальный накопитель

Онлайн-касса — аппарат, при помощи которого осуществляется операция купли-продажи. Он передает информацию в налоговую напрямую.

То есть нет нужды самостоятельно обрабатывать и присылать информацию. Касса нового образца значительно упрощают ведение бизнеса, так как не нужно проводить контрольные мероприятия.

Покупателям все равно, при помощи классического способа или онлайн-кассы происходит расчет.

Фискальный накопитель выступает своего рода посредником между покупателем и продавцом. Устройство хранит всю информацию о проведенных сделках, то есть налоговая служба в курсе всех проведенных операций. Чеки выдаются электронного или бумажного вида — с юридической стороны разницы нет.

Принцип работы

Онлайн-касса за исключением редких случаев должна быть подключена к интернету. В целом процесс выглядит таким образом:

• человек осуществляет покупку;
• отправляется запрос;
• выдается чек (электронный или бумажный);
• приходит ответ ОФД о регистрации;
• происходит регистрация непосредственно в ФНС.

Чек формируется только после оплаты, далее он проходит в ОФД. Там его проверяют, поступает соответствующий сигнал. Аппарат в свою очередь выдает чек. В электронном виде он отправляется в налоговую.

Особенность онлайн-кассы в том, что теперь операции становятся прозрачными не только для налоговой службы, но и для покупателей. Клиенты в любой момент могут проверить чек на сайте ФНС.

Преимущества и недостатки

Безусловно, использование онлайн-кассы позволяет оптимизировать процесс. Налоговики могут в реальном времени отследить действия, а предприниматели — контролировать ведение бизнеса.

Оптимально подходит для тех, кто ведет средний и крупный бизнес. Кроме этого выделяют следующие преимущества:

• возможность поставить на учет кассу в ИФНС удаленно;
• необязательно заключение договора с обслуживающей компанией;
• больший срок службы кассы по сравнению со стандартной — до трех лет.

Но есть и некоторые минусы, которые отмечают предприниматели. На кассовый аппарат нового образца и подключение оборудования придется потратить крупную сумму. Предпринимателю придется заключить договор с организацией на обслуживание (она должна получить разрешение от налоговой). Персонал также не всегда положительно воспринимает новшества — им придется учиться заново пользоваться кассой.

Пошаговая инструкция по работе с кассовым аппаратом

Существенная трудность при пользовании онлайн-кассами — необходимость заново обучать персонал, который привык к классическим образцам. Оборудование современного вида не потерпит неточностей, поэтому обращаться с ним нужно аккуратно.

Для начала аппарат необходимо купить, потом он ставится на учет в ИФНС (это можно сделать удаленно в онлайн-режиме, не обязательно обращаться в государственные структуры лично). Порядок действий следующий:

1. Покупка кассового аппарата — он должен быть включен в список разрешенных.
2. Подписание договора с компанией — она должна быть зарегистрирована в налоговой.
3. Регистрация — проводится через сайт ФНС или ОФД самостоятельно.
4. Настройка — обязательна калибровка по определенным параметрам и подключение к интернету.

Обязанности продавца при использовании онлайн-кассы довольно простые. Важно, чтобы он аккуратно относился к деятельности и пробивал все покупки. Итак:

1. Подсчет суммы покупок.
2. Получение денежных средств от клиента (наличные или с банковской карточки).
3. Введение суммы на кассовом аппарате.
4. Печать чека.
5. Формирование электронного варианта (по желанию).

Фискальный оператор обрабатывает информацию моментально, то есть на обработку запроса уходит в крайнем случае до 5 секунд. Данные отправляются в государственный орган каждый день.

Требования к онлайн-кассам

Онлайн-касса — это не то оборудование, которое можно купить за несколько минут. От его качества зависит не только сам срок службы, но и удобство обслуживания покупателей. Есть кассы, которые работают моментально, а если те, которые работают с задержкой. Естественно, первый вариант оптимальный, но порой такое оборудование стоит дороже.

Второй важный момент — нужно проверить, включена ли определенная модель онлайн-кассы в официальный реестр на сайте ФНС. Если используется прибор, который не разрешен к применению, то предпринимателю грозит штраф и конфискация онлайн-кассы.

Отличия от старых ККМ

Новые образцы оптимизируют процесс, делают его быстрым и эффективным. Это стало возможным благодаря тому, что:

• устанавливается фискальный накопитель внутри аппарата, а не ЭКЛЗ;
• информация об операции сразу направляется оператору, а потом в ФНС, в то время как старые аппараты накапливали ее в памяти, и информация становилась доступна только после снятия специалистами ЭКЛЗ.

Есть некоторые отличия в сведениях, которые печатаются на чеках. Также безусловным плюсом считается то, что прибор формирует и онлайн-чек, который может просмотреть покупатель.

Преимущество состоит в том, что вопросами регистрации и установки занимается обслуживающая компания. Установка подразумевает настройку по заданным параметрам и подключение к интернету (этот пункт обязательный).

Используется касса круглосуточно, но посылает итоговый отчет раз в день. Любой расчет, как наличный, так и безналичный, проводится с ее помощью. Неисполнение этого требования грозит штрафом.

Обязанности кассиров

Потребуются определенные навыки для начала работы с онлайн-кассами. Неверные действия операциониста грозят существенными штрафами для организации.

Федеральный закон №54 подразумевает использование оборудования по правилам эксплуатации ККТ и Письма Центрабанка №51. Кассиру потребуется пройти обязательный инструктаж по работе, а также технике безопасности (касса находится под напряжением). Также потребуется подготовить:

• договор материальной ответственности;
• правила работы с кассой на предприятии;
• должностную инструкцию;
• инструкцию по эксплуатации.

Договор об ответственности заключается с кассиром, который достиг 18-ти летнего возраста. Если он младше, то максимальное взыскание в случае нарушения не должно превысить его среднемесячную заработную плату.

Отмена ошибочных чеков также регламентируется законом. Если ошибка в чеке обнаружена сразу, то есть когда клиент еще не успел отойти от кассы, то оформляется частный возврат по методике возврат-прихода. В таком случае операционисту нужно сделать другой чек и вернуть с его помощью деньги покупателю.

Если же клиент отошел от кассы, то ситуация осложнится. Потребуется:

• выбивать чек коррекции;
• сохранить его отдельно;
• приложить записку с разъяснением ситуации.

Тогда деньги вернутся через фискального оператора. Ошибок в работе с кассой следует избегать, так как ФНС может расценить неверные действия как работу без оборудования. В таком случае предприятию грозит штраф до 3000 рублей.

Программное обеспечение

Каждый вид кассы оснащен определенным программным обеспечением, которое зависит от конкретной модели. Обновление проходят программы на базе Microsoft, Android, Linux и др.

Большая часть встроенного программного обеспечения выполняет только минимальный набор функций. Можно пользоваться ПО на ознакомительной основе, то есть бесплатно, или же постоянно (на платной).

Кто может не пользоваться онлайн-кассой? Ответ — ниже на видео.

Выбор оператора фискальных данных

Операторы фискальных данных — это посредники между кассовыми аппаратами и ФНС. Они должны отвечать требованиям:

• достаточная техническая база;
• работа с любым видом техники;
• обеспечение документооборота.

Найти фискального оператора можно в специальных списках. Важно требование — наличие лицензии Роскмонадзора.

Ответственность за нарушения предусмотрена в ст. 14.5 КоАП РФ. Неприменение ККТ
в установленном порядке грозит от 1/4 до 1/2 размера годового дохода для должностных лиц и 3/4 до 1 размера для ИП и юридических.

Систематическое нарушение — отстранение от ведения деятельности для должностных и юридических лиц — от одного до двух лет и до 90 суток соответственно. Использование технически неисправной кассы — до 30 000 рублей.

Бюджетные виды онлайн-касс

Фискальный регистратор

Мини-оборудование, которое представляет принтер для распечатки. Подключается к терминалу, телефону, ПК. Скорость печати низкая, для работы с большим клиентским потоком не подойдет.

Автономная касса

Небольшой прибор, подключение через WiFi, роутер или SIM-карту. Подойдет для работы в малом бизнесе и курьерских компаниях.

Смарт-терминал

Планшет, дополненный устройством для распечатки чеков. Удобный для малого и среднего бизнеса, так как присутствует возможность дополнить функционал.

Особенности применения

Интернет-магазины

Магазины выдают электронные чеки, для операции отводится 5 минут. Прибор учитывает это требование, работают сервисы и онлайн кассы с фискальным накопителем. В пункте самовывоза устанавливаются регистраторы и смарт-терминалы. Если доставка курьерская, то покупается мобильное оборудование.

Торговля алкоголем

В таких кассах устанавливается модуль для взаимодействия с ЕГАИС и соответствующее ПО (учитывает прибыль от подакцизной продукции). Можно не использовать, если в населенном пункте нет доступной интернет-связи.

Для ИП на УСН

Необходимость установки зависит от рода реализуемой продукции. Можно не применять при торговле бумажными газетами и журналами, ценными бумагами, билетами в транспорте, на розничных ярмарках, при разносной торговле, реализации безалкогольных напитков, мороженного и воды в киосках.

Дополнительная видео-инструкция по работе с онлайн-кассой представлена ниже.

Источник: http://ZnayDelo.ru/biznes/registraciya/rabota-s-onlajn-kassoj.html

Как работать на кассовом аппарате в магазине: пошаговые инструкции

Поправки, внесенные в 54-ФЗ, обязали практически все ИП и компании применять современное контрольно-кассовое оборудование при осуществлении наличных и безналичных расчетов за товары, услуги, работы.

У предпринимателей, которые до этого не торговали через онлайн-кассу, возник закономерный вопрос о том, как работать на кассовом аппарате в магазине? Эта статья поможет продавцам быстро освоить новую технику, так как мы подробно и пошагово описали основные процессы: продажа, возврат, реализация алкоголя и интеграция с ЕГАИС.

Переходите на онлайн-кассу? Подберем кассовый аппарат для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как работать на кассовом аппарате в магазине, в зависимости от типа оборудования

Порядок осуществления операций зависит от установленной ККТ. Часть из касс легка в обращении, то есть кассиры быстро осваивают функционал, другие — требуют определенных навыков работы и настройки программного обеспечения сотрудниками ЦТО. Ниже мы кратко рассмотрим виды кассовых аппаратов и предоставим пошаговую инструкцию, как с ними работать.

Смарт-терминалы или «умные» кассы. К этой группе относят устройства от Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини.

Это современные многофункциональные высокопроизводительные аппараты, в одном корпусе совместившие сенсорный монитор, принтер чеков и процессор. Некоторые модели оснащены дисплеем покупателя и картридером.

Производители «умных» ККМ позаботились о том, чтобы субъекты хозяйствования получили дистанционный доступ к системе устройств через личный кабинет на официальном сайте компании.

С помощью этого сервиса предприниматель может получить подробную информацию о торговых процессах из любого уголка планеты (при наличии стабильной связи с интернетом) с компьютера, смартфона или планшета.

Наличие ЛК дает следующие преимущества:

• получение сведений о каждой проведенной операции в режиме онлайн;
• подробные отчеты за установленный период (день, неделя, месяц — на усмотрение владельца бизнеса);
• получение данных о продажах конкретного сотрудника, времени открытия и закрытия смены, об остатках денежных средств на начало и конец рабочего дня;
• проверка товарных остатков, изделий с истекающим сроком годности, излишков или дефицита, своевременная отправка накладной поставщикам;
• быстрая выгрузка товарной номенклатуры, коррекция товарных позиций;
• разграничение прав сотрудников.

Эта категория контрольно-кассовой техники наиболее популярна ввиду доступной стоимости, легкости управления и возможности автоматизировать торговлю без лишних затрат.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Автономные кассовые машины. Это уже привычные многим субъектам хозяйствования кнопочные устройства, модернизированные и оснащенные фискальным накопителем, модулями для подключения к интернету и передачи данных ОФД. К этой категории можно отнести Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.

Часть предпринимателей уже пользовались автономными ККМ до массового перехода на онлайн-кассы в связи с 290-ФЗ, который внес поправки в 54-ФЗ и обязал всех владельцев бизнеса применять современные устройства для проведения расчетов с потребителями.

Это надежные и хорошо зарекомендовавшие себя устройства, относящиеся к сегменту бюджетных онлайн-касс.

Они подходят для работы в небольшом магазине, где ассортимент не превышает 1 000 товарных позиций и торговая точка не требует автоматизации процессов. В противном случае применение устаревших машин нецелесообразно.

Заполнение товарной номенклатуры требует временных затрат, так как осуществляется вручную, а занесенные коды товаров приходится запоминать или записывать на бумажный носитель. Также с 2021 года в платежном ордере необходимо указывать наименования товарных позиций.

Эту возможность предоставляет только современное оборудование и соответствующее ПО.

Сборкой и настройкой POS-системы чаще всего занимаются поставщики оборудования или инженеры ЦТО, так как процесс требует определенных навыков и опыта. Кассиры и администраторы проходят небольшое обучение на месте для работы с такой техникой.

Онлайн-кассы этой категории были созданы под задачи автоматизации торговых процессов и предназначены для крупных розничных магазинов с большим клиентопотоком.

Благодаря товароучетным системам, встроенным в ПО, вы легко отследите товарные остатки, приходы, расходы, чистую прибыль, взаиморасчеты с контрагентами, дату отгрузки продукции.

Все операции осуществляются также с помощью товароучетных программ, например, 1С (существует несколько конфигураций для торговой сферы).

Традиционно все системы автоматизации состоят из двух частей: бэк-офис и фронт-офис. К первой части можно отнести те задачи, которые решает товаровед или администратор: оприходование, печать ценников, этикеток, переоценка изделий, инвентаризация, отчетность. Фронт-офис предполагает обслуживание потребителей и осуществление торговых операций продавцами.

Основная цель производителей POS-систем и разработчиков товароучетного ПО — помочь владельцам магазинов увеличить валовую прибыль за счет комфортного ведения бизнеса и быстрого обслуживания клиентов.

Как работать с автономными кассовыми аппаратами: пошаговые действия

Рассмотрим процесс проведения операций на примере популярной автономной ККТ от компании «Атол» — Атол 90Ф. Это бюджетная касса, подходящая для магазинов без автоматизации и с небольшой базой товаров.

Аппарат не требует никаких дополнительных настроек перед работой, если речь не идет об интеграции с ЕГАИС (это осуществляют сервисные центры, которые поставляют оборудование и предоставляют услуги техобслуживания).

Сначала вставьте в онлайн-кассу чековую ленту. Откройте крышку принтера, вставьте бумагу (лента должна идти из-под рулона), закройте принтер. Далее, включите кассу длительным нажатием на клавишу РЕ на главной панели. Удерживайте ее до звукового сигнала.

Разберем пошаговые действия, как работать с кассовым аппаратом и пробивать чеки на товар с фиксированной ценой.

Для выполнения основных операций достаточно запомнить базовые комбинации клавиш. Первое, что нужно сделать — войти в кассовый режим и открыть смену. Нажмите по порядку следующие клавиши: 1 — 3 — 0 — ИТ (2 раза). На экране появятся четыре 0, а онлайн-касса распечатает чек с Х-отчетом.

Продажа за наличный расчет. Введите код изделия (порядковый номер в базе ККМ), нажмите клавишу Х, укажите количество, ВВ, проверьте полученную стоимость на дисплее, еще раз ВВ. Если необходимо добавить позиции, вновь укажите порядковый номер продукции, Х (умножение), количество и т. д. Для закрытия платежного ордера нажмите ИТ.

Оформление возврата. Убедитесь, что в ККМ были зафиксированы наличные средства на нужную сумму. Перейдите в режим возврата, нажав Х (2 раза), ВВ, код возвращаемого изделия, ВВ (2 раза), ИТ. Вернитесь в режим продажи нажатием Х и ВВ.

Если клиент расплачивается банковской картой, совершите обычную продажу без закрытия ордера (вся комбинация до ИТ), введите индекс безналичного расчета — ПС — 00.

В конце рабочего дня нужно закрыть смену. Комбинация: РЕ — 3 — 3 — 0 — ИТ — 2. Аппарат распечатает Z-отчет (закрытие смены), в котором будет указана сумма остатка на конец рабочего дня, количество принятых денежных средств наличными и безналичными, количество пробитых и переданных ОФД фискальных документов. После распечатки отчета нажмите клавишу РЕ.

Кассовая машина выключается нажатием и удержанием клавиши С.

Подскажем, какой кассовый аппарат из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как работать продавцу с «умными» кассовыми аппаратами от компании «Эвотор»

ККТ от компании «Эвотор» — электронные устройства с сенсорным экраном, возможностью загрузки приложений из Магазина Эвотор и подключения дополнительного оборудования. Ниже мы расскажем, как продавцам работать с кассовыми аппаратами, в основу которых заложены сенсорные технологии, позволяющие осуществлять торговые операции в пару кликов и вести товароучет на уровне крупного ритейла.

Перед включением кассы установите чековую ленту в отсек. Откройте крышку, положите рулон в лоток, протяните конец ленты наружу, закройте отсек. Затем включите устройство. У Эвотор 7.

2 кнопка включения расположена в нижней части корпуса, у Эвотор 5, 7.3, 10 — на правой боковой панели. Сразу после включения ККТ предложит выбрать пользователя (кассир, администратор).

Смена откроется автоматически при первой продаже.

Отпуск продукции по свободной цене. Нажимаете кнопку «Продажи», затем «+» в правом нижнем углу, выберите позицию «Товар» — «Свободная цена». Введите цену и количество. Затем кликните «В чек» — «К оплате» — способ оплаты (наличными, с карты) — сумма, полученная от потребителя — «Оплатить».

Реализация из товарной номенклатуры. Комбинация: «Продажа» — «+» — «Товар» — код изделия (заносите вручную или сканируете штрихкод) — количество — «К оплате» — «Способ оплаты» — сумма (от покупателя) — «Оплатить».

Отправка отчета о покупке по SMS. Когда все товары добавлены в ордер, нажмите «К оплате», передвиньте переключатель «Электронный чек», перейдите во вкладку «По SMS». Введите номер телефона покупателя, отправьте платежный документ. Затем завершите операцию и выдайте бумажный ордер.

Оформление возврата. В главном меню выбираете соответствующую функцию.

Вводите сумму, полученную от клиента, и «Оплатить». При наличии чека введите его номер и проделайте всю описанную выше процедуру (товарную позицию указывать не нужно).

Закрытие смены. Перейдите в режим администратора, выберите функцию «Отчеты», «Кассовый отчет», «Закрыть смену». ККМ распечатает соответствующий документ. Аппарат можно выключить.

Как работать на кассовом аппарате по типу POS-система: видео уроки

POS-система «Атол Ритейл 54» предназначена для автоматизации рабочего места продавца. В комплект входит: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок.

Дополнительно можно подключить сканер штрихкодов, HUB-19 с установленным на нём универсальным транспортным модулем (УТМ) для интеграции с ЕГАИС (реализация алкоголя), терминал для эквайринга, денежный ящик, весы.

Основа POS-системы — специальный компьютер с 10″ монитором, который предназначен для работы в круглосуточном режиме.

На ПК уже предустановлена программа Frontol 5 для товароучета и проведения торговых операций. Клавиатура «прошивается» для работы с программой Frontol.

То есть клавиши программируются на определенные команды от кассы, а вы получаете готовое решение и не тратите время на дополнительную настройку.

Сначала необходимо включить кассу нажатием кнопки Power на сетевом блоке. Система загрузится в течение 5 минут. Первое, что понадобится после загрузки, — авторизация пользователя. В нашем случае — это продавец, то есть кассир, который вводит свои данные для входа.

В настройках программы вы можете разграничить права сотрудников, назначить кассиров, старших кассиров и администраторов, указать фамилию, имя, отчество каждого из них, задать логин и пароль. При вводе своих данных для входа сотрудник попадет в рабочую зону, соответствующую его должности.

Вы можете настроить функционал для каждого сотрудника по своему усмотрению.

Если на кассе еще не проводились торговые операции, нужно загрузить в базу справочник товаров для быстрого поиска. Откройте меню «Операции» — «Загрузка данных» — «Обмен через каталоги». Подтвердите загрузку нажатием «ОК».

Программное обеспечение пополнится справочником товаров, а оборудование будет готово к работе.

При необходимости вы сможете самостоятельно дополнить номенклатуру, считав штрихкод с изделия и введя наименование, цену, прочие параметры.

Для продажи сканируете штрихкод, нажимаете кнопку «расчет» 2 раза, затем «Закрыть чек». Программа предложит ввести контактные данные клиента для отправки электронного отчета о покупке. Если покупатель предоставил свой номер телефона или e-mail, выбираете «Телефон», вводите цифры, в соответствующем поле указываете адрес электронной почты.

ККТ распечатает slip-чек с номером телефона клиента. Отдайте ему документ для проверки введенных данных. Если они корректны, подтвердите, нажав кнопку «Да». После этого покупателю придет SMS со ссылкой на документальное подтверждение покупки.

Сканер позволяет находить и пробивать товары гораздо быстрее. Программа определяет товарную позицию по штрихкоду за долю секунды. Если вы работаете без сканера, отпуск осуществляется путем поиска товара по наименованию. Кнопка «Расчет» выполняет функцию подтверждения выбора товара.

Кнопки «вверх«, «вниз» служат для навигации по товарной номенклатуре и выбора продукции. После того как продавец выберет необходимые позиции и на экране появится сумма, необходимо нажать «Расчет». Далее, выбрать тип оплаты — наличный, безналичный.

Как продать изделие, если штрихкод не считывается? В этом случае сотрудник вводит его вручную и нажимает кнопку ШК. Онлайн-касса найдет его в базе, выдаст на экран наименование и стоимость.

Frontol хранит информацию обо всех проданных товарах, операциях, ошибках, отменах, чеках возврата и коррекции, о времени открытия и закрытия смены. Исходя из полученных сведений, можно проанализировать работу каждого сотрудника и динамику продаж в целом по магазину или всей сети.

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kak-rabotat-na-kassovom-apparate-v-magazine-poshagovye-instruktsii/