Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.
В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:
- Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
- Грамотность.
- Знание делового языка и офисного этикета.
- Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
- Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.
Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.
Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.
Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей.
Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы.
Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.
Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:
Составление инструкции
- На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.
- При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.
- Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.
Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.
Читайте так же: Как правильно составить график отпусков
Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.
- При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.
- Этот служебный документ делают в трех экземплярах:
- один подшивается к личному делу,
- второй передается начальнику отдела,
- третий находится на руках у самого сотрудника.
Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.
О ведении журнала учета трудовых книжек можно узнать здесь.
А непосредственно подробности, как правильно заполнить трудовую книжку приведены в этой статье.
Чтобы легко и правильно заполнить табель учета рабочего времени, рекомендуем ознакомиться со следующим материалом.
Хранение
Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.
Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.
Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.
Содержание документа
Общие положения включают:
- Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
- Квалификационные требования.
- Условия назначения и освобождения с должности.
- Перечисление необходимых знаний и умений.
- Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).
Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.
Права. Этот раздел содержит такие сведения:
- Продолжительность рабочего дня.
- Список документов, которые секретарь может подписывать.
- Род информации и документов для обязательного ознакомления.
- Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.
Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.
К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.
Делопроизводитель в школе
Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.
Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.
Читайте так же: Как составить штатное расписание
Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.
Сроки действия
- Перевод сотрудника на другую должность.
- Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
- Реорганизация предприятия.
- Возложение дополнительных обязанностей.
- Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
- Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.
При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.
- Видео: Правила составления инструкций для персонала
- О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:
- Часть 1
- Часть 2
- Часть 3
Рекомендуем другие статьи по теме
Источник: https://ZnayBiz.ru/documenty/kadrovye/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.
В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.
Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.
Скачать образец
Общие положения
В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:
- наличие минимум среднего специального образования;
- опыт от года;
- работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
- должен владеть организацией делопроизводства.
В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.
Должностные обязанности
Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:
- принимать посетителей и вести учет времени приема;
- принимать звонки и корреспонденцию;
- принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
- составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
- организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
- выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.
Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.
Права
В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.
Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.
Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.
Ответственность
Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.
К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.
Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.
Условия работы
Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя образец 2018 скачать
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (11
Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html
В чем состоят должностные обязанности секретаря?
- Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.
- Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.
- Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:
- иметь среднее профессиональное или высшее образование;
- в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
- отлично обращаться с любыми видами оргтехники.
В чем заключается работа секретаря?
- Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:
- «ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!
- Почему так?
- Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.
- Этот объем работы включает в себя такую деятельность:
- обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
- формирование рабочего графика руководства;
- обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
- организация совещаний и приема посетителей;
- составление и оформление документов;
- ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
- обработка и учет исходящих и входящих документов;
- контроль над исполнением документов;
- архивация документации;
- ведение реестров документооборота.
Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.
Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.
Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.
Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:
В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:
- полное название структурной единицы предприятия и наименование должности;
- четко указана мотивация того, для чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
- описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
- положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
- нормативно-правовые документы, на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
- требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.
- Права секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.
В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:
- определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
- согласование на подписание документов определенной значимости;
- степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
- описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
- Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.
На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.
В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:
- требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
- четкое оформление и составление документов;
- правильное обеспечение архивации документов;
- работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
- Ответственность секретаря-делопроизводителя.
- Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.
- Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.
- В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.
- Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.
- Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:
- справочный материал, необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
- образцы подписей руководства, печатей и штампов;
- формы журналов документооборота;
- примеры оформления документов и прочее.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.
Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример
- Общие положения.
- Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
- Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
- На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.
Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.
- Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.
Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.
- В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
- Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
- Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.
Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:
- Организация делопроизводства.
- Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:
- Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
- Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
- Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
- Работает с входящими документами, т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
- Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
- Ведет книгу приказов по школе.
- Ведет реестр учета трудовых книжек.
- Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
- Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:
- Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
- Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
- Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
- Визировать все документы, которые связаны с управленческой деятельностью школы.
- Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
- Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
- Постоянно повышать уровень своего самообразования.
- Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
- За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
- За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
- За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения, работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.
Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
- Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.
- План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.
- В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.
Close Window
Loading, Please Wait!
This may take a second or two.
Источник: http://ip911.ru/sotrudniki/instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya.html
Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя
Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.
Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.
Должностные инструкции необходимы для:
- распределения труда между персоналом предприятия;
- повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
- при решении спорных вопросов между работником и администрацией.
Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.
Виды должностных инструкций
Должностные инструкции подразделяются на:
- типовые и
- индивидуальные.
Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.
Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.
Оформление документа
Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:
- Наименование организации;
- Вид документа;
- Номер, дата;
- Утверждение, согласование;
- Основной текст;
- Подписи составителей, визы ознакомления.
Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.
Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.
Секретарь-делопроизводитель
Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.
Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.
Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.
Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.
Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:
- Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
- Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
- Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
- Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
- Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.
- Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.
- Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:
- Общие положения
- Функции
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимоотношения (Связи по должности)
В разделе Общие положения содержатся:
- общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
- порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
- квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
- основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
- подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).
Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:
- документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
- техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).
Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:
- по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
- по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
- по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.
Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:
- право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
- право согласования и/или подписания определенных видов документов,
- право доступа к конфиденциальной информации,
- право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.
В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.
Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.
Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.
Close Window
Loading, Please Wait!
This may take a second or two.
Adblockdetector
Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/dolzhnostnye-instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya.html
Должностная инструкция секретаря – образец 2017
Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.
В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.
В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Согласно должностной документации, секретарь обязан:
- Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
- Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
- Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
- Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
- Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
- Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
- Выполнять поиск необходимой документации.
- Вести учет данных картотеки.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря приемной руководителя
В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:
- Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
- Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
- Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
- Обеспечивает нумерацию технической документации.
- Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
- Занимается копированием типовой документации.
- Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.
Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря судебного заседания
На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.
При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:
- Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
- Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
- Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
- Подготавливает исполнительные листы.
- Оформляет списание документов и исполнительных актов.
- Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
- Сотрудничает с коллекторской компанией.
Скачать образец
Типовая должностная инструкция секретаря – образец
Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря
Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:
- Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
- Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
- Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
- Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
- Ведение типовой документации, порученной документоведу.
Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении
Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.
Согласно инструкции, документовед обязан:
- Заниматься организацией мероприятий.
- Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
- Вести соответствующую документацию.
- Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря в детском саду
Обязанности секретаря в детском саду:
- Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
- Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
- Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
- Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
- Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
- Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря директора колледжа
Обязанности секретаря директора:
- Распределение типовой корреспонденции.
- Взаимодействие с директором колледжа.
- Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
- Выполнение личных поручений директора.
- Осуществление функций документоведа в полном объеме.
Скачать образец
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
- 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.
(5
Источник: https://atc-assist.ru/zakon/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-sekretarya.html
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2019 года — Ассистентус
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору.
В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности.
Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер.
Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций.
Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции.
Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции.
В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр.
Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу.
Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya/