Образец табеля учета рабочего времени и нюансы его заполнения

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Шаг 2 — код по ОКПО

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ очередной оплачиваемый отпуск
ОД дополнительный оплачиваемый
ДО административный (без сохранения ЗП)
У учебный с сохранием ЗП
УВ учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД учебный без сохранения ЗП
Р по беременности и родам
ОЖ по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я работа в дневное время
Н в ночное время
РВ работа в выходные и праздники
С сверхурочная
ВМ вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К служебная командировка
ПК повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР прогул без уважительных причин
НС режим неполного рабочего времени
В выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ дополнительный оплачиваемый выходной
НВ дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ забастовка
НН невыясненная причина неявки
РП простой по вине работодателя
НП простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП простой по вине работника
НО отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ отстранение без сохранения ЗП
НЗ приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000 трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010 выплаты по гражданско-правовым договорам
2012 отпускные
2300 больничное пособие
2530 оплата в натуральной форме
2760 материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020 проценты по вкладам

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12 | Контур.НДС+

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.

Читайте также:  Порядок получения лицензии на образовательную деятельность в 2019-2020 годах: образец заявления на переоформление

Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

  1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
  2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Также есть два способа ведения табеля:

  1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения.

Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой.

Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

  • наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполненияОбразец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения
  • код ОКПО:Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения
  • период, за который ведется табель:Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения
  • его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
  • графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
  • графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
    Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
  • графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
  • графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
  • графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
  • графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

Источник: https://kontursverka.ru/stati/zapolnyaem-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-po-forme-t-12

Образец табеля учета рабочего времени | Форма Т-12 и Т-13

Титульный лист

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Раздел 1 — Учет рабочего времени

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Раздел 2 — Расчет с персоналом по оплате труда

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Образец заполнения формы Т-13

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Подписи после таблицы Т-13

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Источник: https://nalog-spravka.ru/obrazec-zapolneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni.html

Образец заполнения табеля учета рабочего времени — способы заполнения и виды

В каждом предприятии независимо от его рода деятельности и количества трудящихся должен вестись табель учета рабочего времени, в этом внутреннем документе должны в полной мере отражаться как явки и отработки трудящимися положенных часов, так и их отсутствие на рабочем месте.

Как и в любом другом процессе в заполнении рассматриваемого перечня есть установленные нормы и правила, которые обязательно должны учитываться кадровиками. А что это за требования и в чем они заключаются об этом пойдет речь далее.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Что представляет собой табель учёта рабочего времени

Ведомость учета рабочего времени представляет собой документ, заполненный в табличной форме, в котором отмечаются отработанное каждым отдельным сотрудником время (дни, часы), также эти бумаги отражают и факты неявки работника на свое рабочее место, то есть, прогулы.

С помощью этих данных в конце календарного месяца производится подсчет отработанных часов, а в некоторых случаях, особенно в небольших организациях, эта же бумага используется и для начисления зарплаты работникам, так как очень часто в такого рода предприятиях обязанности отдела кадров выполняются бухгалтером.

Основные виды

Выбор каждым отдельно взятым предприятием одной из этих разновидностей  зависит от следующих факторов:

  1. От численности сотрудников на предприятии.
  2. От наличия на предприятии отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров».

Теперь рассмотрим их особенности и различия более детально:

1. Т12

Табель учета рабочего времени «Т 12» представляет собой сведения о количестве отработанных часов каждым отдельным трудящимся учреждения, которые предоставляются на двух листах, точнее на их 2/3 части. Заполняется этот вид учетной документации в единственном экземпляре ближе к концу календарного месяца.

После оформления этой бумаги, то есть занесения в нее всех сведений она отправляется к руководителю организации, а затем уже отправляется на утверждение, на стол бухгалтера.

2. Т13

Отличительной особенностью табеля формата «Т 13» является то, что она не имеет бумажного носителя и в течение отчетного периода, день за днем заполняется работником кадровой службы в электронном виде.

В конце месяца этот бланк распечатывается и по аналогии с первым рассмотренным видом отправляется сначала на утверждение и ознакомление к руководителю, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Лист учета рабочего времени является одной разновидностью, ведущихся на предприятии, учетной документации, в который заносятся все сведения, касающиеся рабочего времени:

  1. Количество рабочих часов (дней).
  2. Явка (неявка) работника на свое рабочее место.

Учитывая сведения, которые отражаются в этих бумагах определяется и целевое назначение этих документов, то есть их основное предназначение, которое и будет рассмотрено далее более детально:

  1. Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима. С помощью ведения специализированной таблицы день за днем отдел кадров отслеживает выполнение каждым отдельным взятым работником обязанностей, возложенных на него согласно составленной ранее должностной инструкции.
  2. Знать отработанное время работником. В этом кадровом документе также ведется подсчет отработанного каждым отдельно взятым сотрудником рабочим временем, учитывая эти цифры в конце месяца бухгалтерия уже насчитывает положенную согласно представленным данным заработную плату.
  3. Правильно рассчитать заработную плату. Подробный учет рабочего времени в отдельном специально для этого представленном документе позволяет в итоге безошибочно произвести подсчет положенной каждому работнику заработной платы.
  4. Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистики. Заполнение и ведение табеля рабочего времени имеет значение не только внутреннее, то есть не ограничивается рамками одного предприятия, оно также имеет немаловажное значение для органов статистики, которые ведут более обширную работу.

Основные способы заполнения табеля

В зависимости от структуры предприятия, то есть от наличия или отсутствия в нем отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров» на сегодняшний день принято выделять два различных способа вести рассматриваемый учетный документ:

  1. Заносить абсолютно все сведения, касаемые рабочего процесса.
  2. Учет только времени, когда служащего не было на рабочем месте по тем или иным причинам.

Перейдем к рассмотрению особенностей каждого из этих разновидностей бумаг отдельно:

  1. Отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно. Каждый день на протяжении всего месяца в табель заносятся сведения о явке или неявке того или иного специалиста на свое рабочее место.
  2. Отмечаются только невыход на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня. При выборе такого вида учета, в бумагу, являющуюся основным средством кадровой отчетности, заносятся сведения только о проступках в поведении работника, то есть отражаются только те случаи, когда работник по тем или иным причинам не явился на свое рабочее место.
Читайте также:  Регистрация ИП через МФЦ: открытие и оформление, алгоритм и необходимые документы

Кто должен вести табель учёта рабочего времени

  • Согласно имеющимся и действующим на территории нашей страны законодательным актам всю работу, которая касается ведения кадрового учета на предприятии, должен вести работодатель, а то на какое структурное подразделение в той или иной организации будет ежедневно вестись эта работа жестко не регламентируется.
  • Это означает, что вопрос выделения отдела кадров или возложение ведения этих обязанностей на каких-либо других сотрудников решается непосредственно внутри каждого предприятия, путем составления внутренних приказов и распоряжений.

Какие обозначения используются

В начале повествования при даче определения о том, что из себя представляет табель учета рабочего времени нами упоминалось о табличной форме представления информации в рассматриваемом документе.

Исходя из чего, становится ясным факт наличия определенных условных обозначений.

Следовательно, для того чтобы суметь прочитать изложенную в формате «Т 12» или «Т 13» информацию нужно уметь читать ее, то есть быть осведомленным о значении каждого условного знака.

Именно поэтому, для того чтобы каждый наш читатель знал не только разновидности, цель составления табеля учета далее нами будут детально рассмотрены все применяемые кадровиками условные обозначения, применяемые ими в своей каждодневной работе:

  1. Я. Последней буквой русского алфавита в таблицах кадровиков обозначаются часы, которые работник отработал в дневное время.
  2. В. Этим символом великого и могучего обозначаются еженедельные выходные, а также законодательно установленные праздничные дни, не являющиеся рабочими.
  3. Н. Этим символом обозначается рабочие часы, отработанные сотрудником в ночное время суток.
  4. РВ. Аббревиатура РВ обозначает работа трудящихся вне плана, то есть в выходные и праздничные дни.
  5. С. Таким символом обозначается работа сверх нормы, то есть свыше положенных рабочих часов.
  6. Б. Второй буквой русского алфавита в табеле рабочего времени обозначается время, в которое работник был в нетрудоспособном состоянии, кроме случаев, предусмотренных пунктом  «Т».
  7. К. Период, в который работник находился в командировке, то есть он отсутствовал на основном месте работы, в этих клетках табеля проставляется знак «К».
  8. ОТ. Сокращение ОТ означает период времени, в котором сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
  9. ОЗ. Аббревиатура из двух заглавных букв АЗ обозначает так называемый административный отпуск, то есть промежуток, в который работник отсутствует на рабочем месте, но без сохранения заработной платы.
  10. У. Первой буквой от слова учеба обозначается отпуск работника с сохранением его средней зарплаты связанный с обучением для соответствия занимаемой должности.
  11. ДО. Так же, как называется и первая нота, в табеле учета рабочего времени обозначается отпуск, при котором не идет выплата заработной платы, однако, такой период времени также в обязательном порядке должен быть согласован с работодателем.
  12. ДБ. В ряде государственных учреждений, кроме основного оплачиваемого отпуска, также работникам предоставляется и дополнительный, но уже без сохранения оплаты, такой отрезок времени в табели и обозначается буквами ДБ.

Цифровые коды оплаты труда

Нельзя не упомянуть и о том, что в рассматриваемом учетном документе, кроме буквенных обозначений, также применяются и цифры.

Поэтому для того чтобы человеку, держащему перед собой табель, были понятны все указанные в нем обозначения, нами далее будут рассмотрены и эти количественные знаки:

  1. 2000. Начисление работнику оплаты за отработанные им часы, а также время командировок обозначается в табеле круглой цифрой – 2000.
  2. 2012. Цифра недавно нами прожитого года, то есть 2012 означает начисление заработной платы работнику во время ежегодно предоставляемого оплачиваемого отпуска.
  3. 2030. Время, в течение которого работник находился во временно нетрудоспособном состоянии из-за болезни, обозначается цифровым кодом 2030

Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Часто можно услышать довольно посредственное отношение кадровиков к заполнению табеля учета рабочего времени.

На самом же деле рассматриваемый документ очень важен поэтому при его заполнении нужно придерживаться определенных правил, остановимся на некоторых из них более подробно:

  1. Каждому работнику при приеме на работу постоянную или временную присваивается табельный номер, который прописывается в каждом документе, который касается учета труда. При этом возникает вполне законный вопрос, по поводу того, как же быть с совместителями. Ведь, табельный номер в этом случае присваивается каждому работнику свой, при таких обстоятельствах учет рабочего времени каждого сотрудника ведется отдельно.
  2. В каждом подразделении организации должен быть назначен ответственный человек, который к концу календарного месяца обязан сдать начальнику отдела кадров заполненный табель. Затем, уже руководитель сверяет предоставленные ему бумаги, при выявлении каких-либо недочетов проверяет наличие предоставленных сотрудниками больничных листов или другого рода справок. При отсутствии таковых «пробелы» исправляются на прогулы.
  3. При увольнении сотрудника из организации в следующем месяце присвоенный ему ранее табельный номер удаляется. При принятии на работу же нового сотрудника в следующем месяце ему присваивается новый ранее ни за кем незакрепленный номер.
  4. Все отметки о том, что по каким-либо причинам работник не находился в определенные часы на рабочем месте должны быть подкреплены соответствующим документом (больничный, справка и т. д.).

При учете всех вышеупомянутых особенностей составление табеля не должно вызвать никаких дополнительных вопросов, так как ничего архисложного в этом нет.

Требуется лишь заполнить в соответствии с заголовками граф наполнить все ячейки, то есть напротив каждой даты должна стоять отметка, отражающая реальную картину, а именно был ли человек в этот день на рабочем месте или отсутствовал по определенным причинам.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

1. Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

  1. Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
  2. Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

3. Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

  1. Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
  2. Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
  3. Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Образец табеля учёта рабочего времени

Для того чтобы подтвердить все вышеизложенное к статье прилагается типовой образец табеля.

Ведение и заполнение табеля не представляет ничего сложного, главное внимательность. А наши советы будут надежным советчиком в этом деле. Удачи!

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/tabelja-rabochego-vremeni.html

Образец заполнения табеля формы 0504421 | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Форма 0504421 — специальный табель для точного учета рабочего времени сотрудников. Как его заполнять, чтобы правильно начислять заработную плату поделились эксперты портала.

Заполнение табеля формы 0504421

Учет рабочего времени в кадровой и бухгалтерской практике является строго регламентированной процедурой, которая осуществляется в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых документов.

Не пропустите главные кадровые новости!

Так, одним из важнейших в этом отношении является Приказ Минфина России от 30.03.

2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Читайте также:  Срок действия выписки из ЕГРЮЛ для нотариуса, ИП, банка и юридического лица: сроки предоставления

Общероссийским классификатором управленческой документации с этой целью установлена специальная форма табеля, применяемого для учета рабочего времени сотрудников, которая имеет номер  0504421.  Такой бланк принадлежит к разделу форм класса 05,  «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД.

Подробнее о табеле формы 0504421 читайте здесь:

Обратите внимание! Основной целью заполнения табеля является учет рабочего времени для последующего расчета и выплаты заработной платы. Поэтому периодом, за который заполняется форма, является один календарный месяц.

Вести учет рабочего времени в табеле можно одним из способов:

  • регистрировать только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
  • вести сплошной учет фактических явок и неявок на работу.

Обратите внимание! Табель учета отработанного времени может быть единым для всей организации либо отдельным для каждого структурного подразделения.

Организация заполнения табеля формы 0504421

Порядок ведения табеля учета рабочего времени во многом зависит от внутренней политики организации, поскольку действующее законодательство предоставляет ей значительную степень свободы в определении правил заполнения формы 0504421.

Тем не менее, в этом отношении существует ряд общепринятых процедур, которые призваны обеспечить легитимность применения той или иной схемы учета отработанных часов, принятой в организации.

Лицо или лица, ответственные за осуществление такого учета, определяется на основании соответствующего приказа, подписанного руководителем предприятия. При этом количество таких лиц определяется в зависимости от величины штата организации и, соответственно, объема нагрузки, связанной с ведением учета рабочего времени.

Основной задачей уполномоченных специалистов в этой ситуации является проверка корректности заполнения формы и соответствия внесенных в нее данных действительности.

Обратите внимание! Формирование табеля на следующий месяц должно быть произведено за 2-3 дня до его начала.

После осуществления необходимой проверки уполномоченные сотрудники, удостоверившиеся в правильности сведений, внесенных в форму 0504421, должны произвести подсчет количества фактически использованных часов с учетом их специфики. В частности, их задачей является:

  • определение совокупного числа часов или дней, когда каждый конкретный сотрудник не появлялся на работе;
  • подсчет числа часов переработок с определением их типа — например, это может быть работа в праздничные дни или в ночное время.

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.

Образец заполнения табеля формы 0504421

Образец заполнения табеля формы 0504421 в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами предполагает внесение сведений в три основных раздела. Первый из них должен содержать сведения о самом документе и организации, сформировавшей его.

Здесь фиксируется вид табеля, при необходимости проставляется номер корректировки и указывается дата его создания, а также период, который покрывается сведениями, указанными в данной форме. Кроме того, в данном разделе:

  • прописываются название организации или структурного подразделения, по которому ведется табель,
  • указывается отдел, ответственный за заполнение бланка, и код предприятия по ОКПО.

Основная часть бланка формы 0504421 организована в форме таблицы, которая содержит сведения о каждом сотруднике предприятия или отдельного подразделения: его фамилию, имя, отчество, должностную позицию и учетный номер. Напротив каждого работника сформирована строка, в которой отмечаются сведения об отклонениях от нормального рабочего графика, допущенные конкретным сотрудником.

Наконец, заключительная часть  образца заполнения табеля формы 0504421 отводится под данные о сотруднике, составившем документ, и отметки бухгалтерии, свидетельствующие о его принятии в работу.

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Заполнение нового табеля формы 0504421

Фактически образец заполнения табеля формы 0504421 применяется в практике российского кадрового документооборота уже в течение достаточно длительного времени. Так, до 2005 года на предприятиях имел хождение Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №421, которому был присвоен код формы 0504421 по стандарту ОКУД.

Затем наименование этого бланка претерпело некоторые изменения — из его названия был изъят номер, однако в остальном оно осталось прежним. Такой вариант наименования формы действовал вплоть до 2010 года.

После этого в практику был внедрен новый документ — «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма 0504421). Под этим названием он используется вплоть до настоящего времени. При этом правила заполнения формы 0504421 также претерпели некоторые изменения, и на сегодняшний день включают в себя ряд важных требований.

Обратите внимание! Заполнение формы ведется ежедневно: каждому дню соответствует определенный столбец бланка, в который вносятся необходимые сведения.

Основной раздел, фигурирующий в любом примере заполнения табеля рабочего времени формы, представляет собой таблицу, где напротив данных каждого конкретного сотрудника имеется строка, разделенная на верхнюю и нижнюю части.

Верхняя строка используется для простановки количества часов отклонения от стандартного рабочего графика. В нижней строке фиксируются закодированные обозначения, применяемые для обозначения причины такого отклонения:

  • В — выходные и праздники, представляющие собой нерабочие дни;
  • Н — выполнение трудовых обязанностей в ночное время;
  • Г — выполнение обязанностей государственного и общественного характера;
  • О — нахождение в очередном или дополнительном отпуске;
  • Б — состояние временной нетрудоспособности, включая больничный лист, выданный в связи с беременностью и родами;
  • ОР — нахождение в отпуске по уходу за ребенком;
  • С — выполнение работы сверхурочного характера;
  • П— прогулы в течение рабочего времени;
  • НН — временный код, применяемый для обозначения неявки по неустановленным причинам (до выяснения причин);
  • А — неявки с разрешения администрации;
  • ВУ — выходные, предоставляемые в связи с прохождением обучения;
  • ОУ — дополнительный отпуск, предоставляемый в связи с прохождением обучения;
  • ЗН — замещение преподавателя в 1 — 3 классах;
  • ЗП — замещение преподавателя в группах продленного дня;
  • ЗС — замещение преподавателя в 4 — 11 классах;
  • РП — выполнение трудовых обязанностей в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • Ф — фактически отработанные часы;
  • К — нахождение в служебной командировке.

Обратите внимание! Для более корректного ведения учета рабочего времени предприятие имеет право самостоятельно дополнять этот список необходимыми ему кодами, обозначающими те или иные виды отклонений от стандартного графика работы.

Примеры заполнения табеля формы 0504421

В общем случае при наличии отклонений от нормального графика работы в верхней части строки проставляется количество часов каждого вида таких отклонений. В нижней — закодированное обозначение, применяемое для конкретного вида нестандартного использования рабочего времени.

При этом, однако, на практике реальные примеры заполнения табеля рабочего времени формы могут потребовать учета дополнительных нюансов. Так, например, если работник трудился в ночное время, то часы его работы в  этот период также подлежат занесению в нижнюю часть строки табеля формы 0504421.

Обратите внимание! Ст. 96 ТК РФ устанавливает границы ночного времени в промежутке с 22 до 6 часов.

В некоторых случаях работодатель может столкнуться с тем, что в течение одного учитываемого периода, то есть календарного дня, у сотрудника имеется несколько видов отклонений от стандартного графика работы. Например, он сначала замещал преподавателя в группе продленного дня, а затем трудился в ночное время.

В этом случае следует записать нижнюю часть сроки в виде дроби: ее числителем будет кодовое обозначение вида отклонений, а знаменателем — число часов, потраченных на соответствующее занятие.

Если у сотрудника в течение календарного дня имеется более двух видов отклонений от графика, его фамилию следует проставить в табеле учета рабочего времени повторно для фиксации необходимых данных. Таким образом, третье и последующие отклонения фиксируются в новых строках.

Таким образом, образец заполнения табеля формы 0504421 требует знания значительного количества нюансов, которые уполномоченный сотрудник должен принимать во внимание при ведении учета рабочего времени.

Для того, чтобы необходимые сведения были внесены в бланк полностью корректно, следует руководствоваться методическими рекомендациями по заполнению табеля формы 0504421 и актуальной практикой ведения документооборота, основываясь на действующих локальных нормативных актах предприятия.

Пример заполнения табеля для бюджетного учреждения по форме № 0504421Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384524-qqq-17-m6-zapolneniye-tabelya-formy-0504421

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector